تسلط بر مدیریت زمان

مدیریت زمان یا Time Management یکی از دغدغه های مهم بسیاری از ماست.

به‌درستی گفته شده است که «زمان و جزرومد، منتظر هیچ‌کس نمی‌مانند». همه افراد برای موفقیت در همه جنبه‌های زندگی خود، باید اهمیت زمان را درک کنند. افرادی که وقتشان را تلف می‌کنند، در خلق‌ شخصیت خود ناکام می‌مانند. درنتیجه، مدیریت زمان را می‌توان کلید موفقیت‌ در کار و زندگی دانست. در این مطلب، درباره‌ی مدیریت زمان و اینکه چگونه زمان را مدیریت کنیم، صحبت خواهیم کرد.

مدیریت زمان، یعنی زمان خود را به‌طور مؤثر به فعالیت‌های مناسب اختصاص دهیم. مدیریت مؤثر زمان، به افراد اجازه می‌دهد تا بر اساس اولویت‌های خود، فاصله‌های زمانی خاصی را به فعالیت‌های خاصی اختصاص دهند. به‌عبارت دیگر، اینکه چگونه زمان را مدیریت کنیم یعنی اینکه از وقت خود، به بهترین شکل استفاده کنیم، زیرا وقت همیشه محدود است.

همه می‌دانیم که ضعف در برنامه ریزی و مدیریت زمان، می‌تواند مشکلات فراوانی را برای ما ایجاد کند؛ البته گاهی هم به اشتباه، چالش‌ها و مسائل دیگر خود را به ضعف در مدیریت زمان نسبت می‌دهیم.

مهم‌ترین نکته‌ای که در مجموعه درس‌های مدیریت زمان و نظم شخصی خواهیم آموخت این است که مدیریت زمان یک عنوان بسیار عمومی است که می‌تواند مجموعه‌ی گسترده‌ای از چالش‌ها، مهارت‌ها و مسائل را شامل شود.

بسیاری از کسانی که معتقدند در مدیریت زمان ضعف دارند یا این‌که فکر می‌کنند نیازمند بهبود در مهارت مدیریت زمان هستند، ممکن است مشکلات و چالش‌های دیگری داشته باشند که در نهایت خود را در قالب ضعف در مدیریت زمان بروز می‌دهد.

آیا نیاز اصلی شما، مهارتهای مدیریت زمان است؟

برخی اصطلاحات، این بخت را داشته‌اند که در بین مردم، بیش از سهم واقعی‌شان رواج پیدا کنند و به نظر می‌رسد که مدیریت زمان هم در همین گروه قرار دارد.

خطر رواج بیش از حد برخی نام‌ها و اصطلاحات

دوست روانشناسی می‌گفت: وقتی به حرف‌های مراجعین خودم فکر می‌کنم، احساس می‌کنم عمده‌ی مردم، صرفاً دو مشکل جدی را در حوزه‌های ذهنی و رفتاری به رسمیت می‌ شناسند: افسردگی و پیش فعالی.

بسیاری از مراجعین در توصیف خود یا دیگری به سادگی اعلام می‌کنند که: «من هیچ مشکل خاصی ندارم؛ فقط افسردگی زندگی من را خراب کرده.»

یا اینکه می‌گویند: «دوست / همسر / همکار من،‌ بیش فعال است.»

این‌که دو یا چند مشکل را بزرگ‌تر و جدی‌تر از سایر ضعف‌ها و مشکلات ببینیم، ممکن است ما را به سمت یافتنِ راهکار برای یک مسئله‌ی اشتباه سوق دهد.

مدیریت زمان هم تا حدی در گروه همین اصطلاحات قرار می‌گیرد.

چرا دچار کمبود زمان می‌شویم؟

همه ما به یک علت واحد دچار کمبود زمان نمی‌شویم.

پیش از اینکه به فکر مدیریت زمان و حل کردن مشکل کمبود زمان خود باشیم، باید تشخیص دهیم که چرا دچار کمبود زمان شده‌ایم.

در ادامه برخی از رایج‌ترین علت های کمبود زمان را با هم مرور می‌کنیم.

رویاهای بزرگ و هدف گذاری غیرواقعی

برخی از ما به دلیل رویاهای بزرگی که در سر داریم، احساس می‌کنیم به کمبود زمان گرفتار شده‌ایم؛

وقتی که تصمیم می‌گیریم به یک انسان بزرگ تبدیل شویم. وقتی به غول‌های صنعت و اقتصاد ایران و جهان فکر می کنیم. وقتی می‌خواهیم تاثیری ماندگار از خودمان در حوزه علم و دانش و فرهنگ و هنر به جا بگذاریم. یکی از اولین چیزهایی که به خاطر می‌آوریم محدودیت زمان است. خصوصاً اگر به سن خودمان فکر کنیم و احساس کنیم، تا این نقطه که هم اکنون آمده‌ایم، به اندازه‌ی کافی از عمر و وقت خودمان استفاده نکرده ایم.

ضعف در مهارت تصمیم گیری و اولویت بندی

کمبود زمان ممکن است به دلیل مشکل در اولویت بندی کارها و فعالیت‌ها باشد.

گاهی اوقات، ممکن است احساس کنیم که حجم فعالیت‌ها زیاد است و نمی‌دانیم که بهتر است کدام را به نفع کدام کنار بگذاریم. یا کدام را در اولویت قرار دهیم. من می‌خواهم درس بخوانم و بهترین معدل را در پایان دوره کارشناسی بگیرم. دغدغه‌ی کنکور ارشد را هم دارم و می‌بینم فرصت کافی برای آن ندارم. شنیده‌ام که پس از دوران دانشجویی فرصت مطالعه خیلی کمتر است و دلم می‌خواهد از همین دوران برای یادگیری و توسعه دانش خودم هم استفاده کنم. از طرفی برای تامین هزینه‌ی تحصیل و همینطور کسب تجربه، کار هم می‌کنم یا می‌خواهم بکنم. احساس می‌کنم همه اینها هم در یک اولویت هستند و مهم هستند یا اگر اولویت‌های آنها با هم فرق دارد، دانش یا شجاعت این اولویت بندی را ندارم. امیدوارم از طریق مدیریت زمان، فضایی ایجاد کنم که به همه‌ی خواسته‌های خودم برسم.

شبیه همین ماجرا هم برای مدیری پیش می‌آید که هم می‌خواهد جلسات برون ‌سازمانی را با دقت و کیفیت خوب برگزار کند. هم اصرار دارد که بازدیدهای منظم و دوره‌ای در داخل شرکت داشته باشد. هم علاقمند است برای همسر و فرزندانش وقت بگذارد و از سوی دیگر، از دانش و تکنولوژی روز هم عقب نماند.

اولویت‌بندی، مهارتی ضروری اما بسیار دشوار و چالش برانگیز است که در بسیاری از مواقع، ما را ترغیب می‌کند که با استفاده از مدیریت زمان و مهارت‌های مشابه، ظرفیت و توانمندی خود را افزایش داده و صورت مسئله را پاک کنیم. به عبارتی، بسیاری از ما فوبیای تصمیم گیری داریم و از کنار گذاشتن گزینه‌ها می‌ترسیم. درست مانند کسی که می‌خواهد با یک میلیون تومان بودجه، یکی از دو اسباب بازی ششصد هزار تومانی و پانصد هزار تومانی را انتخاب کند و چنان در انتخاب دچار تردید می‌شود که تصمیم می‌گیرد صد هزار تومان قرض بگیرد و هر دو گزینه را انتخاب کند!

ضعف در تفویض اختیار

کمبود زمان ممکن است ناشی از واگذار نکردن کارها به دیگران باشد.

ما خیلی وقت‌ها در واگذار کردن کارها به دیگران، ضعیف عمل می‌کنیم. یا کارها را به شکل نامطلوبی به دیگران واگذار می‌کنیم که در نهایت زحمت خودمان دوچندان می‌شود. آیا تا به حال شده از کسی بخواهید که برای صرفه جویی در وقت، به جای شما یک پیراهن را برایتان بخرد و جدای از زحمت و منتی که برای شما ایجاد شده، وادار شوید بعداً برای تعویض مراجعه کنید و وقت زیادی را صرف چانه زنی و متقاعد کردن فروشنده به تعویض لباس کنید؟

یا آیا شده است که نامه‌ای را برای تایپ به همکار خود بدهید و ببینید که مدت زمانی که صرف ویرایش و غلط گیری نامه می‌شود بیشتر از زمانی است که خودتان برای تایپ نامه صرف می‌کنید؟

ناتوانی در تفویض اختیار و واگذاری نادرست و غیرحرفه‌ای کارها به دیگران، باعث می‌شود که در نهایت بسیاری از ما به این نتیجه برسیم که بهترین روش صرفه جویی در زمان، این است که کارها را خودمان انجام دهیم و از آنجا که به هر حال، ظرفیت ما در انجام کارها محدود است، نهایتاً احساس می‌کنیم مدیریت زمان، آن کلید طلایی است که می‌تواند چنین مشکلی را برای ما حل کند.

کمال طلبی

کمال طلبی نیز می‌تواند یکی دیگر از دلایلی باشد که ما را نهایتاً به سمت مدیریت زمان سوق داده است.

کمال طلب‌ها یا Perfectionist ها، کسانی هستند که برای هیچ کاری،‌ استاندارد ۹۰ یا ۹۵ از صد را نمی‌پذیرند. آنها استاندارد ۱۰۰ از ۱۰۰ را می‌خواهند. به همین دلیل هر کاری توسط آنها، بیش از زمان معمول طول می‌کشد. نامه‌ای که می‌تواند در پنج دقیقه نوشته شود، پنج بار مرور و ویرایش می‌شود و پس از سی دقیقه، با نارضایتی ارسال می‌شود.

اگر ماشین خود را به کارواش ببرند، دو برابر کارگری که ماشین را شسته، وقت می‌گذارند و دور ماشین می‌گردند تا از نبودن لکه در اطراف ماشین مطمئن شوند.

یک مهمانی کوچک یا سمینار مختصر داخل سازمان، به اندازه‌ی یک عروسی از آنها وقت می‌گیرد و باید تمام جزییات بررسی شود و به دقت مورد توجه قرار گیرد.

طبیعی است که در این شرایط، ممکن است من و شما احساس کنیم که مشکل اصلی ما در مدیریت زمان است و اگر در مهارت مدیریت زمان توانمند شویم می‌توانیم بدون کمبود وقت، کارها را با همان سطحی از استاندارد که مد نظرمان است انجام دهیم.

ضعف در مهارت حل مسئله

حل موردی مشکلات و نداشتن نگاه فرایندی، می‌تواند دلیل دیگر کمبود زمان باشد.

گاهی اوقات، مسیر کار در تیم ما یا در سازمان ما نادرست است. به جای اینکه مسیر کار را درست کنیم، به صورت موردی مشکلات را حل می‌کنیم.

بستری که در سازمان ایجاد کرده‌ایم،‌ بستری برای فساد اقتصادی است. یا اینکه فرایندها و نظام پاداش و پرداخت، به شکلی است که کارمندان تشویق می‌شوند از زیر کار فرار کنند؛ به جای اینکه یک بار ببینیم ریشه مسئله چیست، هر روز وقت ما صرف جستجوی کارمند خاطی و مجازات کردن او می‌شود. دوستان و همراهانی انتخاب کرده‌ایم که هر لحظه بودن کنار آنها، ما را به اتلاف وقت و فراموش کردن اولویت‌ها سوق می‌دهد. اما به جای اینکه این مسئله را حل کنیم، سعی می‌کنیم با ابزارها و تکنیک های مختلف، از وقت جزئی باقی مانده استفاده بهتری بکنیم. شاید هم مشکل اصلی ما انگیزه نداشتن است.

وقتی برای کاری که انجام می‌دهیم انگیزه نداریم، آن را کندتر از همیشه انجام می‌دهیم. خیلی وقت‌ها هم، ترجیح می‌دهیم آن کار را در آخرین مهلت مقرر انجام دهیم. در چنین شرایطی، گاهی اوقات مسئله‌ی ریشه‌ای کمبود انگیزه، دیده نمی‌شود و عارضه‌ی سطحی آن، یعنی کمبود وقت، مورد توجه و نظر ما قرار می‌گیرد. احساس می‌کنیم با بهبود مهارت مدیریت زمان، می‌توانیم انواع مشکلاتی را که در کار و زندگی روزمره خود با آن مواجه هستیم، مدیریت کرده و کاهش دهیم.

تکنیــک های حل مســئله

تفکر طراحی برای حل مسئله های سازمانی

مشــکل اهمــال کــاری

اهمال کاری و به تعویق انداختن هم میتواند ریشه دیگر کمبود زمان باشد.

گاهی اوقات، مشکل ما واقعاً کمبود زمان و مدیریت زمان نیست. بلکه عقب انداختن کارها به زمان دیگر است. میتوانم امروز پروژه درسی ام را انجام دهم، اما ترجیح میدهم تا حد امکان آن را عقب بیندازم. به هر حال باید مانتوی خودم را به خشکشویی بدهم، اما اگر میشود عصر این کار را انجام داد، چرا حالا؟ چند روز است که میبینم باک ماشین تقریباً خالی شده، اما تا ماشین به گریه و التماس نیفتد و خاموش نشود، ایستادن در صف پمپ بنزین را به زمان دیگری موکول میکنم.

ضعــف در هنر نــه گفتن

دلیل دیگری که بسیاری از ما دچار کمبود زمان می‌شویم، ضعف ما در هنر نه گفتن است.

شاید شما هم از جمله کسانی باشید که نمی‌توانند به سادگی به دیگران «نه» بگویند. به همین دلیل، قسمت عمده‌ای از وقت خود را صرف انجام کارهایی می‌کنند که به دلیل خجالت یا رودربایستی یا دلایل مشابه، پذیرفته‌اند. در چنین شرایطی، تلاش برای بهبود مهارت مدیریت زمان، به معنای بهبود توانایی‌های ما نیست. بلکه گویی می‌خواهیم ظرفیت بارکشی خودمان را افزایش دهیم تا دیگران بتوانند با دردسر کمتری بار بیشتری را بر شانه‌های ما تحمیل کنند.

ضعف در مدیریت انرژی

مسئله‌ی دیگری هم وجود دارد که گاهی از چشم ما دور می‌ماند: «ما آن‌قدر درگیر مدیریت زمان می‌شویم که مدیریت انرژی را فراموش می‌کنیم.»

مثلاً از خودمان نمی‌پرسیم که آیا واقعاً باید تمام ساعات بیداری خودم را با حداکثر فشار کار کنم؟ یا بهتر است ساعت‌هایی را به تجدید قوا و استراحت اختصاص دهم تا کارایی‌ و عملکردم در کار افزایش پیدا کند؟

فرض کنید یک ساعت برای حل یک مسئله فرصت دارید. آیا واقعاً بهترین روش این است که تمام ۶۰ دقیقه روی همان مسئله متمرکز بمانید؟ آیا بهتر نیست عمداً و آگاهانه، این یک ساعت را به ۴۵ دقیقه کاهش دهید و ۱۵ دقیقه‌ی میانی را به عنوان زمان استراحت در نظر بگیرید؟ آیا در این حالت، شانس شما برای حل مسئله بیشتر نخواهد بود؟

اصول مدیریت زمان و آسیب شناسی آن از منظر امام علی (ع)

بهره گیری از زندگی و رسیدن به موفقیت از جمله اهداف اساسی انسان ها است. یکی از مهم ترین گام ها در این راستا تسلط بر زمان و مدیریت صحیح آن م یباشد. مبحثی که ضرورت مواجهه با آن، دانشمندان را به ارائه اصول و روش های استفاده مؤثر از زمان و شناسایی آسیب های تهدید کننده آن واداشته است. در این میان پیشوایان دین شاخص هایی را با توجه به نگاه چند بعدی به انسان و هدف والای وی از زندگی ارائه کرد ه اند. در این دیدگاه افراد به تعیین و اولویت بندی اهداف، تصمیم گیری و برنامه ریزی عملیاتی شایسته توصیه شده و نیز از سستی، شتاب زدگی و هرگونه اقدامی که انجام به موقع و شایسته امور را تهدید می کند، باز داشته شده اند.

اگر بر زمان مسلط شوید بر زندگیتان تسلط خواهید یافت. همه ی ما به یک اندازه و روزانه زمانی معادل 24 ساعت و در هفته 168 ساعت در اختیار داریم. باید به جای اینکه زمان، ما را هدایت کند، ما زمان را هدایت کنیم.

وقتی روی مسائل واقعاً مهم تمرکز می کنید، متوجه خواهید شد که الگوهایی را در زندگیتان به وجود آورده اید که به شما احساس امنیت می‌دهد و مدیریت زمان یکی از مهمترین مسائلی است که امروزه با آن در ارتباط هستیم.

بیشتر افراد دلشان نمی خواهد کارها را به دیگران واگذار کنند، چون می خواهند احساس کنند مهم ‏اند و گمان می کنند انجام همه ی کارها، آن ها را مهم جلوه می دهد.

هیچ کاری نیست که فقط شما بتوانید انجام دهید و دیگران نتوانند همان کار را بهتر از خود شما انجام دهند، جز یک چیز و آن هم کمک های خالصانه و منحصر به فرد شما به بشریت است. تنها کاری که شما قادر هستید بهتر از دیگران انجام دهید این است که خودتان باشید.

قبل از اینکه روز خود را آغاز کنید برایش برنامه ریزی کنید. امروز تقریباً می توانید هر کاری را به دیگران محول کنید. افرادی هستند که برای انجام کارهایی که شما نباید انجام دهید، آموزش دیده اند و تربیت شده اند. در نتیجه از آن ها کمک بگیرید. هر کاری را که امکان پذیر است به دیگران واگذار کنید.

اکثر افراد طرح هایی از زندگیشان دارند که تنها 80 درصد از آن تکمیل شده است، ولی فقط پروژه هایی ارزشمندند که به طور تمام و کمال انجام شده اند. کارتان را بررسی کنید و اگر هر مشکلی بیش از 3 بار برای شما اتفاق می افتد باید برای رفع آن یک برنامه‌ریزی و زمان‌بندی مشخص انجام دهید.

مدیریت زمان موارد زیر را در بر می‌گیرد:

1. برنامه‌ریزی مؤثر

از قبل، برای مدیریت زمان اثربخش روزتان را به‌خوبی برنامه ریزی کنید. برنامه کاری‌ خود یا لیستی از کارهایتان را تهیه کنید.

فعالیت‌های مهمی را که باید در یک روز واحد انجام دهید، همراه با زمان موردنیاز برای هرکدام مشخص کنید؛ کارهایی را که در اولویت هستند، باید زودتر انجام دهید و به کارهایی که در لحظه اهمیت زیادی ندارند، می‌توانید بعدا بپردازید. وظایف و کارهای بلا تکلیف را یک‌ به ‌یک کامل کنید. تا زمانی که وظیفه قبلی‌تان را انجام نداده‌اید، کار تازه‌ای را شروع نکنید و مواردی را که قبلا تکمیل کرده‌اید، تیک بزنید. از انجام کارهایتان در زمان مقرر مطمئن شوید.

تعیین اهداف

سازمان بی‌هدف، مثل کشتی گمشده‌ای در اقیانوس پهناور است. باید اهدافتان را تعیین کنید و مطمئن شوید که آن‌ها واقعی و دست‌یافتنی هستند.

تعیین مهلت یا ضرب‌الاجل

برای خود مهلتی را در نظر بگیرید و تلاش کنید تا قبل از اتمام مهلت مشخص، کارتان را به پایان برسانید. منتظر نمانید که کارفرما یا مدیرتان، پیوسته از شما روند کاریتان را بپرسد و ضرب‌الاجلی را برایتان تعیین کند.

یاد بگیرید که مالکیت کارتان را به دست بگیرید. شما بهترین شخصی هستید که می‌توانید برای کارتان ضرب‌الاجل تعیین کنید. از خودتان بپرسید که انجام‌دادن فلان کار، چقدر زمان می‌برد؛ همچنین می‌توانید‌ از یک برنامه‌ریز برای تعیین ضرب‌الاجل‌های مهم بهره‌مند شوید.

تفویض مسئولیت‌ها

«نه» گفتن را بیاموزید. همه کارها را به‌تنهایی انجام ندهید؛ افراد دیگری نیز وجود دارند. نباید وقتی که می‌دانید کاری را نمی‌توانید انجام دهید، آن را قبول کنید. وظایف و مسئولیت‌ها، باید مطابق با علاقه و تخصص کارمندان تعیین شوند تا بتوانند آن‌ها را در مهلت‌های مقرر انجام دهند.

در صورتی که ضرب‌الاجلی را برای افراد مشخص می‌کنید، به‌ خاطر داشته باشید که آن کسانی که دانش و تخصص لازم را ندارند، ممکن است به زمان بیشتری نیاز داشته باشند.

اولویت‌بندی کارها

برای مدیریت زمان با توجه به اهمیت و ضرورت وظایف، آن‌ها را اولویت‌بندی کنید. تفاوت بین کارهای فوری و مهم را بدانید. مشخص کنید که چه کارهایی را باید طی یک روز انجام دهید و چه کارهایی را می‌توانید طی یک ماه یا حتی بیشتر نیز انجام دهید.

صرف زمان مناسب برای فعالیت درست

عادت به «انجام کار درست، در زمان مناسب» را توسعه دهید. کارهایی که در زمان اشتباه انجام می‌شوند، کاربرد چندانی ندارند. یک روز کامل خود را تلف نکنید برای کاری که می‌تواند طی یک یا چند ساعت انجام شود؛ همچنین برای تماس‌های شخصی یا بررسی به‌ روز رسانی‌ ها در شبکه‌ های اجتماعی، مدت زمانی جداگانه‌ای را تعیین کنید.

روزانه چقدر زمان هدر می‌دهیم؟

همه ما شاید بارها این جمله را شنیده باشیم که «وقت طلاست!». اما زمانی که پای آمار و ارقام به میان آید، وضع فرق می‌کند. اعداد همیشه توجه ما را بیشتر به خود جلب کرده و اهمیت یک موضوع را بیش از پیش نمایان می‌سازد. به همین خاطر در این مطلب قصد داریم روشی ساده برای محاسبه میزان وقت و هزینه از دست رفته در طول یک روزِ کاری را مورد بررسی قرار دهیم.

در طول روز عوامل مختلفی می‌توانند نظم ذهنی ما را بر هم بزنند و حواس ما را پرت کنند. اگر به طور میانگین میزان حواس‌پرتی خود را تخمین بزنیم و در عدد ۲۵ ضرب کنیم شاید خیلی ساده میزان وقت و هزینه از دست رفته را حساب کنیم.

طبق تحقیقات گلوریا مارک (Gloria Mark) در دانشگاه کالیفرنیا معمولا به طور میانگین به ازای هر وقفه، بین ۲۳ الی ۲۵ (به طور دقیق ۲۳ دقیقه و ۱۵ ثانیه) دقیقه طول می کشد تا ذهن آماده برگشت به شرایط عادی برای کار شود. بسیاری از مطالعات نیز این نتایج را تایید کرده‌اند.

حواس پرتی در محیط کار تنها باعث از دست رفتن زمان نمی‌شود، بلکه نظم ذهنی و آرامش آن را نیز برای مدتی بر هم می‌زند. به عبارت دیگر چک کردن حساب کاربری شبکه‌های اجتماعی به مدت ۳۰ ثانیه، نه تنها به همین اندازه ذهن را درگیر نمی‌کند، بلکه حدود ۲۵ دقیقه طول می‌کشد تا ذهن آماده کار قبلی شود.

این موارد نه تنها باعث کاهش بهره وری می شوند، بلکه تاثیرات منفی نیز بر احساسات افراد دارند. یکی از تحقیقات انجام شده توسط مارک (Mark) نشان می‌دهد که از دست رفتن تمرکز باعث افزایش استرس، بدشدن خلق‌وخو و نیز کاهش بهره‌وری می‌شود.

با مشاهده فعالیت‌های مربوط به کارکنان به مدت سه‌ و نیم روز که در شرکت‌های مالی کار می‌کردند، تحقیقات مارک این ادعا را ثابت کرده است. همچنین آن‌ها به این نتیجه رسیدند که منشا نیمی از وققه ‌های ایجاد شده، خود افراد هستند.

به عنوان مثال، باز کردن نوار مربوط به صفحه فیسبوک و چک کردن آن، از خود افراد ناشی می‌‌شود. به گفته مارک «افراد مجبور به تغییر منابع شناختی یا جلب توجه به موضوعات مختلف می‌شوند». به عنوان نمونه وقتی توجه خود را به کار دیگری معطوف می‌کنیم، مدت زمانی طول می‌کشد تا به کار قبلی برگردیم و آن چه که انجام داده بودیم را به خاطر بیاوریم.

ما استثنا نیستیم!

شاید فکر کنیم که ما در این مورد استثنا باشیم، اما همه ما با انجام چند کار همزمان دچار حواس پرتی می‌شویم و تمرکز خود را از دست می‌دهیم.

پیتر دراکر نیز در کتاب خود با عنوان «The Effective Executive» نسبت به این موضوع هشدار داده و می‌نویسد که در دنیای واقعی کمتر کسی مانند موزارت (Mozart) پیدا می‌شود که به طور همزمان روی چند قطعه و ترکیب موسیقی کار کند. به همین دلیل هم کمتر مشاهده می‌شود که افراد اجرایی نیز سبک موزارت را داشته‌باشند. در نتیجه با کنار گذاشتن کارهایی که موجب عدم تمرکز می‌شود، سعی کنید کار خود را به پایان برسانید.

چرا باید به مدیریت زمان اهمیت بدهیم؟

مدیریت زمان مهم است، زیرا به شما کمک می‌کند که زمان‌بندی کارهایتان را کنترل کنید و بدون این‌که تعادل کار و زندگی خود را بر هم بزنید، به کسب‌وکارتان رونق ببخشید.

در ادامه، ۷ مزیت مدیریت زمان را بیان کرده‌ایم:

۱. عملکردتان را بهبود می‌بخشید

وقتی یاد بگیرید که زمان خود را برای انجام کارهای مهم صرف کنید، دیدگاه بهتری نسبت به کارهایتان و همچنین مدت‌زمان لازم برای انجام آن‌ها خواهید داشت. وقتی برنامه‌ای برای پیگیری‌کردن دارید، احتمالا متوجه خواهید شد که وقت کم‌تری را برای تصمیم گیری درمورد کار یا تأخیر صورت‌ گرفته‌‌ صرف می‌کنید و نیز زمان بیشتری را به انجام کارهای مهم اختصاص می‌دهید.

مدیریت زمان می‌تواند به شما کمک کند که فقط روی کارهای اساسی پیش‌روی خود متمرکز باشید و از عواملی که موجب بروز حواس ‌پرتی می‌شوند، جلوگیری کنید.

۲. نتیجه‌ی بهتری کسب می‌کنید

هنگامی که پیوسته برای رسیدن به ضرب‌الاجل رقابت نمی‌کنید، می‌توانید برای کارتان بیشتر تلاش و تفکر کنید. مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا وظایفتان را در اولویت قرار دهید و مطمئن شوید که برای انجام هر پروژه زمان کافی دارید. کیفیت کار شما هنگامی افزایش می‌یابد که برای اتمام کارها پیش از زمان مقرر، شتاب‌‌زده عمل نکنید.

۳. کار را به‌موقع ارائه می‌دهید

مدیریت زمان صحیح شامل اختصاص دادن هریک از وظایف موجود در لیستتان به یک بلوک زمانی خاص است. بسیاری از افراد از مدیریت زمان استفاده می‌کنند تا بتوانند در طی چند روز یک پروژه را به‌ موقع یا زودتر از موعد مقرر به پایان برسانند تا شرایط را برای رویارویی با چالش‌های احتمالی فراهم کنند.

اگر زمان لازم برای اتمام کارهایتان را به‌درستی ارزیابی کنید، می‌توانید به ضرب‌الاجل‌های تعیین‌شده برسید.

۴. استرس خود را کاهش می‌دهید

هنگامی که لیست کاملی را از وظایفتان در زندگی حرفه‌ای و شخصی در اختیار دارید، مضطرب خواهید شد.

مدیریت زمان مناسب می‌تواند به شما کمک کند تا این کارها را در اولویت قرار دهید و زمانی را به انجام دادن آن‌ها اختصاص دهید؛ بنابراین، می‌دانید که دقیقا چه کارهایی را باید انجام دهید و برای به‌ پایان رساندن آن‌ها به چه مدت‌زمانی نیاز دارید. اولویت بندی کارها و اختصاص دادن زمان کافی به آن‌ها می‌تواند به کاهش سطح استرس شما کمک کند.

۵. فرصت‌های شغلی بهتری را ایجاد می‌کنید

مدیریت زمان می‌تواند به شما کمک کند تا کارمند متعهد و وظیفه‌شناسی باشید که همیشه وظایفتان را در موعد مقرر انجام می‌دهید. این، به‌ نوبه‌ ی خود، موقعیت شما را به عنوان یک کارمند ارزشمندتر می‌کند، اعتبار حرفه‌ای شما را ارتقا می‌دهد و می‌تواند در جهت یافتن فرصت‌های جدید برای توسعه‌ی شغلی به شما کمک کند.

۶. اعتماد به ‌نفس خود را افزایش می‌دهید

وقتی زمانتان را به‌درستی مدیریت می‌کنید و در موعد مقرر وظایفتان را به‌ پایان می‌رسانید، موفقیت و اعتماد به نفس بیشتری را احساس خواهید کرد. به‌ سرانجام رساندن لیست‌های روزمره به‌ طور مداوم می‌تواند انگیزه‌ای قوی‌ برای افراد باشد تا مهارت‌های لازم را برای مدیریت زمان و استفاده از فرصت‌های جدید کاری بهبود بخشند.

۷. کارآمدتر می‌شوید

وقتی متوجه می‌شوید که می‌توانید زمانتان را به طور موثرتری مدیریت کنید، بیش‌تر در کارتان متمرکز خواهید شد و این موضوع به شما امکان می‌دهد که در مدت‌زمان کم‌تری به وظایف بیش‌تری رسیدگی کنید.

به عنوان مثال، هنگامی که فقط ۱۵ دقیقه پیش از شروع جلسه زمان دارید، به جای کار کردن روی یک پروژه‌ی بزرگ، می‌توانید کارهای سبک‌تری را در همان زمان به‌ پایان برسانید و انجام وظایف سنگینی را که به حضورذهن بیش‌تری نیاز دارند، به زمان مناسب‌تری موکول کنید؛ همچنین، قادر خواهید بود که در زمان محدود به طور مؤثرتری فعالیت کنید و به نتایج بهتری نیز دست یابید.

چرا باید برای مدیریت زمان برنامه‌ریزی کنیم؟

برنامه‌ریزی، نقش مهمی در مدیریت مؤثر زمان دارد. فرد برای استفاده هرچه ‌بیشتر از وقت، باید روز خود را به ‌خوبی برنامه‌ریزی کند. انجام کارها نباید فقط با هدف تمام ‌شدن آن ‌ها باشد. برنامه ریزی و مدیریت زمان به فرد، حسی از جهت‌ دار‌بودن و اولویت‌ دار‌بودن را کارهایش می‌دهد و او را تشویق می‌کند تا به ‌موقع وظایفش را انجام دهد.

برنامه‌ریزی کنید که چگونه می‌خواهید پیش بروید. مهم است که برای خود اهدافی را تعیین کنید و برای رسیدن به هدف به‌شدت بکوشید. برنامه‌ریزی جزء به ‌جزء، گام‌هایی را در بازه زمانی مشخصی، برای تحقق اهداف در محیط کار معرفی می‌کند.

برنامه‌ریزی و مدیریت زمان به فرد کمک می‌کند تا بداند چه کارهایی را باید فورا انجام دهد و چه کارهایی را می‌تواند به بعد موکول کند. کارکنان باید به ‌منظور برنامه‌ریزی بهتر کارها، برای خود یک برنامه کاری تهیه کنند که در آن بتوانند وظایفشان را مقابل بازه زمانی اختصاص‌داده‌شده به هر فعالیت یادداشت برداری کنند.

یک برنامه‌ریزی و مدیریت زمان کاری ایده آل باید به‌صورت زیر باشد:

تاریخ:
روز:
۹ صبح: روز آغاز می‌شود؛
۹٫۱۵ تا ۱۰ صبح: به ایمیل‌های ضروری پاسخ دهید؛
۱۰ صبح تا ۱۲ ظهر: روی پیشنهاد مشتری A کار کنید؛ گزارش‌ها و داده‌های لازم را تهیه کنید؛ همچنین روی آنالیز مقایسه‌ای رقبا کار کنید؛
۱۲ ظهر تا ۱۲٫۳۰ بعدازظهر: با اعضای تیم جلسه بگذارید و درمورد کارهای عقب‌افتاده بحث و گفت‌وگو کنید؛ باید تا پایان روز کلیه کارهای معوقه را به پایان برسانید؛
۱۲٫۳۰ تا ۱٫۳۰ بعدازظهر: استراحت ناهار؛ (از مصاحبت همکاران لذت ببرید.)
۱٫۳۰ تا ۱٫۴۰ بعدازظهر: با همسرتان تماس بگیرید؛
۱٫۴۰ تا ۳ بعدازظهر: روی پیشنهاد مشتری B که هنوز دو روز برای آن فرصت دارید، کار کنید؛
۳ تا ۴ بعدازظهر: برای گرفتن تأییدیه و سایر موضوعات مهم، با رئیستان جلسه داشته باشید؛
۴ تا ۵ بعدازظهر: با مشتریان فعلی و احتمالی تماس بگیرید؛
۵ تا ۵٫۱۵ بعدازظهر: ایمیل‌های شخصی را چک کنید؛
۵٫۱۵ تا ۶ بعدازظهر: گزارش‌ها را جمع‌آوری و به سرپرست گزارشات ارسال کنید؛
۶ تا ۶٫۱۵ بعدازظهر: میزتان را مرتب کنید.

با این برنامه‌ریزی و مدیریت زمان روزتان به‌خوبی به پایان می‌رسد.

از برنامه خارج نشوید؛ اگر ۱۵ دقیقه را به بررسی ایمیل‌های شخصی خود اختصاص داده‌اید، برای مدت اضافه‌تر، مثلا ۱ ساعت، این کار را ادامه ندهید. باید سخت تلاش کنید تا وظایف خود را بر اساس بازه زمانی اختصاص‌داده‌شده به هر فعالیتی، به پایان برسانید؛ با این حال تغییرات لحظه آخری را نمی‌توانید نادیده بگیرید.

همچنین برنامه‌ریزی و مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا پیش‌بینی کنید که در ۵ سال آینده کجا خواهید بود. برنامه‌ریزی کنید که چگونه و در چه زمانی می‌توانید به موقعیت خاصی برسید. برنامه‌ریزی کارها را آسان‌ تر می‌کند و به شما کمک می‌کند تا در کمترین زمان ممکن، رویاهای خود را تحقق بخشید.

چگونه خودمان را از جلسات بیهوده نجات دهیم؟

بیماری واگیردار تشکیل جلسات طولانی، بی‌اثر و شلوغ، کسب‌وکارها را به ستوه آورده و کارمندان را بیزار کرده است.

چگونه زمان را مدیریت کنیم؟

شرکت‌ های بزرگ خطوط پاسخگویی ۲۴ ساعته، صفحات چت مستقیم و حتی تیمی از کارشناسان شبکه‌های اجتماعی مانند توییتر دارند تا همیشه برای مشتریانشان در دسترس باشند. در حالی که استارتاپ ‌ها کارکنان لازم برای رقابت با این ماشین‌های پاسخگویی سریع را ندارند، آن‌ها نیز باید برای ارائه ‌ی خدمات مشابه، همیشه در دسترس باشند. چگونه زمان را مدیریت کنیم؟ این سوال بسیاری از افراد است که در اینجا به آن پاسخ خواهیم داد.

در واقع کارآفرینان می‌توانند از تجارب شخصی خود برای کمک به مشتریانشان استفاده کنند و این چیزی فراتر از کاری است که شرکت‌ها انجام می‌دهند. اگرچه بانک آمریکا (Bank of America) ممکن است در توییتر اکانت داشته باشد اما مدیرعامل آن برایان موینیهان هرگز در آنجا مستقیما با مشتریان صحبت نمی‌کند. کارآفرینان باهوش می‌توانند زمانی برای ارتباط با مشتریان اختصاص دهند.

شما به عنوان کارآفرین چطور برای ارتباط با مشتریان وقت می‌گذارید؟

۱. برنامه‌ریزی روزانه داشته باشید

باید همیشه در دسترس باشید اما نباید اجازه دهید دیگران بیش‌ از حد زمان‌تان را بگیرند. برای این کار می‌توانید از برنامه‌ی تقویم Outlook برای برنامه‌ریزی کارهای خود استفاده کنیم. این برنامه به کاربرانش امکان می‌دهد زمان و تاریخ‌ هایی را مشخص کنند و در آن زمان‌های خاص هیچ برنامه‌ای قرار ندهند. همچنین با این برنامه می‌توانید در صورتی که مجبور به جابه‌جا کردن برنامه‌هایتان هستید، به راحتی این کار را انجام دهید.

در واقع این برنامه دیدی کلی از زمان‌های واقعی که می‌توانید در دسترس باشید را در اختیار شما قرار می‌دهد و در شرایط اضطراری می‌توانید با نگاه به برنامه‌تان به طور موثری از زمانتان استفاده کنید.

چگونه زمان را مدیریت کنیم؟ برنامه‌ریزی کنیم.

۲. افراد بااستعداد استخدام کنید

یکی از رموز موفقیت استخدام افراد با استعداد است. یک نفر به تنهایی نمی‌تواند همه‌ی کارها را انجام دهد و یک تیم، عملکردی بهتر از یک نفر به تنهایی دارد. اگر تیمی از افراد با استعداد داشته باشید می‌توانید با اطمینان آن‌ها را به جلسات مهم بفرستید زیرا مطمئنا، آن‌ها قادرند از استراتژی‌های مختلف برای موفقیت و پیشبرد کار‌ها استفاده کنند. پس با خیال راحت می‌توانید نظاره‌گر باشید زیرا افراد تیم‌تان همه چیز را تحت کنترل دارند.

فراموش نکنید کارمندان مثل مشتریان هستند اگر همیشه برای آن‌ها در دسترس باشید در ایجاد نیروی کار مستقل که می‌توانند اهداف شرکتتان را بدون نظارات و راهنمایی مداوم شما انجام دهند، به آن‌ها کمک می‌کنید.

چگونه زمان را مدیریت کنیم؟ تیمی از افراد با استعداد داشته باشیم.

۳. دستیاری بااستعداد و شایسته استخدام کنید

اگر دستیاری توانا و شایسته داشته باشید می‌تواند به همه‌ی جزییات توجه کند و کارهای شما را سازماندهی کند. با این کار شما می‌توانید بر مسائل مهم‌تری که به تمرکز نیاز دارند توجه کنید.

همه‌ی کارآفرینان نمی‌توانند هزینه‌ی استخدام دستیار را بپردازند اما خدمات مجازی وجود دارند که با آن می‌توانید افرادی را استخدام کنید که از راه دور کار می‌کنند و می‌توانند به اندازه‌ی یک دستیار واقعی مفید باشند.

به عنوان کارآفرین باید زمان را کنترل کنید و همیشه مسائلی وجود دارند که باید به آن‌ها توجه کنید. با استفاده از تکنولوژی می‌توانید زمان را مدیریت کنید و استخدام افرد با استعداد کمک می‌کند وقت بیش‌تری برای تمرکز بر نکات مهم‌تر داشته باشید.

چگونه زمان را مدیریت کنیم؟ دستیار شایسته داشته باشیم.

۴. از تکنولوژی استفاده کنید

امروزه موبایل‌ها، تبلت‌ها و لپ‌تاپ‌ها این قابلیت را دارند که انواع برنامه‌های ارتباطی را روی آن‌ها نصب کنیم. با برنامه‌های مختلف نظیرeFileCabinet به راحتی می‌توانید اطلاعات را به وسایل مختلف منتقل کنید. با این ابزارها و برنامه ‌ها می‌توانید حتی وقتی در جاده یا ماموریت هستید در دسترس باشید.

همچنین می‌توانید در حال غذا درست کردن، بعد از ورزش یا حتی در صف اتوبوس، ایمیل خود را چک کنید، یا مدارکی را ارسال کنید. در ادامه، به معرفی ۱۰ برنامه‌ی مدیریت زمان می‌پردازیم که به کارایی بیشتر شما کمک می‌کند.

مدیران چگونه می‌توانند به پرورش مهارت مدیریت زمان در کارکنان کمک کنند؟

مدیران و افراد ارشد هر بخش‌، نقش مهمی در ایجاد مهارت‌های مدیریت زمان در کارکنانشان دارند. نقش مدیران فقط نشستن در اتاق‌های جدا نیست، بلکه آنان باید بر کارمندانشان نظارت درستی نیز داشته باشند. مدیران باید الگویی برای کارمندانشان باشند. بهترین راه برای اتمام به‌موقع کار، منظم‌بودن در محل کار است. اگر انتظار دارید که اعضای تیم به‌موقع سر کارشان حاضر شوند، خودتان نباید دیر برسید. تقریبا در همه جا مدیران آزادی عمل بیشتری دارند، اما این به‌معنای سوءاستفاده از قدرت نیست.

مقررات و قوانین یک سازمان، نه‌تنها برای کارمندان بلکه برای رهبران تیم و افراد ارشد نیز در نظر گرفته شده است. مدیران برای احترام به خط‌مشی شرکت، باید از دستورالعمل‌های سازمانی پیروی کنند. در ادامه‌ی مطلب، نکاتی تهیه کرده‌ایم که مدیران به کمک آن‌ها می‌توانند مهارت مدیریت زمان در کارکنان را تقویت کنند.

از کارمندان خود بخواهید که منظم باشند: سر میزهای کارمندانتان بروید و بررسی کنید که آیا پرونده‌ها و پوشه‌ها به‌درستی چیده شده‌ اند یا خیر. مطمئن شوید که هیچ کاغذ اضافه ‌ای روی میزشان نیست. به آنها بگویید که باید حداقل هفته‌ای یک بار کشو میزشان را مرتب کنند؛
از مسئول خرید شرکت بخواهید که برای کارمندان، قلم، پوشه و کاغذ تهیه کند: اگر کارمندانتان موارد مهم را بر کاغذهای پراکنده یادداشت می‌کنند، به آنها تذکر دهید. به‌عنوان مدیر، باید اشتباهاتشان را به آنها گوشزد کنید تا بتوانند مسائل را به‌خوبی مدیریت کنند؛
شنونده خوبی باشید: کارمندان باید به مدیرشان، به‌آسانی دسترسی داشته باشند. هماهنگی مناسب بین کارمندان و رهبران تیم برای مدیریت مؤثر زمان، ضروری است. در پایان وظایفتان را به‌موقع انجام دهید و مطمئن شوید که اعضای تیمتان فعالیت‌های مفیدی را انجام می‌دهند؛
مسئولیت‌ها را بر اساس تخصص، صلاحیت و سابقه، به آنها واگذار کنید: قبل از آنکه وظیفه‌ای برای کارمندانتان تعیین کنید، با آنها گفت‌وگو کنید. با این اقدام آنها به کارشان علاقه‌مند می‌شوند و در مهلت معین آن را به پایان می‌برند. از همان ابتدا اهداف و ضرب‌الاجل‌ها را برای آنها توضیح دهید. آنها را از اهداف بزرگ سازمان آگاه سازید؛
عملکرد کارمندانتان را پیگیری کنید: می‌توانید نرم‌افزاری را نصب کنید که وقتی کارمندی کارش را شروع می‌کند و هنگامی که آن را به پایان می‌رساند، به شما خبر دهد. با این کار می‌توانید یک سیستم گزارشی قوی را ایجاد کنید. به آنها مهلت دهید و مطمئن شوید که می‌توانند کارشان را در بازه زمانی تعیین‌شده تمام کنند. از کارمندانی که کار خود را به‌موقع به پایان می‌رسانند، در حضور همه قدردانی کنید.

برای مدیران ضروری است که بدانند کارمندانشان چه ‌کاری می‌کنند. تلاش کنید که دریابید که آنها در کل روز چه کاری انجام می‌دهند. آنها را تشویق کنید تا لیست انجام کارشان را تهیه کنند. برنامه کاری آنها را بررسی کنید و مطمئن شوید که ابتدا کارهای مهم و فوری را انجام می‌دهند.

برای ایجاد مهارت‌های مدیریت زمان، برنامه‌های آموزشی مختلفی را در نظر بگیرید. کارگاه‌های مختلفی را برگزار کنید و در آن به کارمندانتان فعالیت‌هایی را غیر از کار اصلی‌شان محول کنید. از آنها بخواهید که فعالیت‌های مشخص‌شده را در بازه زمانی معینی به پایان برسانند. می‌توانید به آنها پاداش مناسبی نیز بدهید.

۱۰ نرم‌افزار برای مدیریت زمان

ابزارهای مدیریت زمان به شما کمک می‌کنند تا روش‌های خاصی را که در طول روز می‌گذرانید، پی‌گیری کنید. ردیابی صحیح زمانی که شما و تیمتان به‌واقع برای کار صرف می‌کنید، برای این‌که بدانید پروژه‌های شما چقدر سودآور هستند، مهم است. شما می‌توانید از برنامه‌های مدیریت زمان برای تعیین مشکلات و حل آن‌ها قبل از این‌که به مشکلی بزرگ‌تر تبدیل شوند، استفاده کنید.

۱. رسکیو تایم (RescueTime)

«رسکیوتایم» که یک نرم‌افزار اندازه‌گیری بهره‌ وری و مدیریت زمان شناخته ‌شده است، استفاده از کامپیوتر را برای محاسبه‌ی تعداد ساعات کار شما کنترل می‌کند. این برنامه می‌تواند فعالیت‌های کامپیوتری شما، پنجره‌های فعال، وب‌سایت‌ های بازدید‌شده و برنامه‌های مور‌داستفاده را ردیابی کند؛ هم‌چنین، می‌تواند تعداد جلسات، تماس‌های تلفنی و وقفه‌هایی را که بین کارها می‌افتد، اندازه‌گیری کند.

رسکیوتایم به شما امکان می‌دهد که اطلاعات استخراج‌شده را از طریق «مرور خلاصه» مشاهده کنید؛ هم‌چنین، این برنامه بر اساس داده ‌های حاصل از نظارت روزانه، نموداری را ایجاد می‌کند و به شما امکان می‌دهد تا بهره‌وری فردی و گروهی را مشاهده کنید؛ علاوه بر این، این برنامه با یادآوری‌هایی روی دسک‌تاپ و ویژگی مسدود کردن وب‌سایت برای کمک به شما یا هم تیمی‌هایتان در انجام کارها ارائه می‌شود.

۲. تاگل (Toggl)

«تاگل» یکی دیگر از ابزارهای مدیریت زمان کاربردی است و به شما امکان می‌دهد زمانتان را به‌صورت لحظه‌ای ردیابی کنید. این برنامه محبوب است، زیرا استفاده از آن بسیار آسان است. تمام کاری که شما باید انجام دهید این است که روی دکمه‌ی «شروع» کلیک کنید. می‌توانید زمان خود را برای انجام هرگونه کار ردیابی کنید و پس از پایان کار، متوقف شوید.

علاوه بر این، تاگل دارای یک ‌پارچه‌سازی iPhone، Android، Mozilla، Chrome و دسک‌تاپ است. با استفاده از هریک از این موارد افزودنی، می‌توانید یک تایمر را در هر برنامه‌ی وب ادغام کنید تا بهره‌وری خود را ردیابی کنید. مهم نیست که از چه نوع برنامه‌ی تاگلی استفاده می‌کنید، تمام داده‌ها در حساب تاگل شما ذخیره می‌شوند. به یاد داشته‌باشید که برای ایجاد هریک از برنامه‌های کاربردی لازم برای کار، باید یک حساب تاگل داشته‌باشید.

۳. تایملی (Timely)

«تایملی» دارای مجموعه‌ای از قابلیت‌های هوش‌مند و طراحی مدرن است. این برنامه طرحی انعطاف‌پذیر دارد که در آن می‌توانید بلوک‌های کار خود را بکشید و رها کنید؛ هم‌چنین، تایملی به شما امکان می‌دهد که اگر در یک تیم هستید، داده‌های خود را بر اساس پروژه‌ها، ساعات و اعضا مشاهده کنید. این نرم‌افزار گزارش‌های بهره‌وری را نیز تولید می‌کند که می‌توانید از آن‌ها به عنوان پشتوانه‌ی بودجه‌ی تعیین‌شده برای هر پروژه استفاده کنید.

آن‌چه تایملی را از سایر ابزارهای مدیریت زمان متمایز می‌کند، ماژول ردیابی خودکار آن، به نام «مموری» (Memory)، است که نصب جداگانه و اختیاری برای سیستم‌های MacOS و ویندوز است. این برنامه از قدرت هوش مصنوعی برای ردیابی هر کاری که در کامپیوتر یا تلفن خود انجام می‌دهید، استفاده می‌کند؛ داده‌ها را گروه‌بندی می‌کند و لوگوهای مربوط به زمان ورود را به شما پیشنهاد می‌دهد تا مجبور نشوید این کار را به صورت دستی انجام دهید.

۴. هاروست (Harvest)

«هاروست» یکی از ابزارهای مدیریت زمان با ویژگی‌های غنی است که همراه با UX بهتری به شما کمک می‌کند تا زمان خود را به طور مؤثری مدیریت کنید. ابزارهای هاروست دارای عناصر بصری و تایپوگرافی پررنگ است که می‌توانید در عرض چند دقیقه به آن تسلط پیدا کنید.

هاروست با داشبوردی منحصر به ‌فرد ارائه می‌شود که به شما امکان می‌دهد تا به برگه‌های زمانی و مرور هفتگی خود دسترسی پیدا کنید. به‌راحتی می‌توانید کارهای جدید را اضافه کنید، تایمرها را شروع کنید و کارهای هم‌تیمی‌های خود را مشاهده کنید؛ علاوه بر این، شما برگه‌های اختصاصی برای مدیریت گزارش‌ها، پروژه‌ها و بودجه‌ی خود و یک فاکتور دریافت خواهید کرد که به شما این امکان را می‌دهد که صورت ‌حساب مربوط به هزینه‌ها و زمان پیگیری ‌شده را ایجاد کنید.

۵. فوکس ات ویل (Focus @ Will)

«فوکس ات ویل» یکی دیگر از ابزارهای مدیریت زمان است که ویژگی‌های بسیاری را در اختیارتان قرار می‌دهد تا وقت خود را به حداکثر کارایی برسانید؛

به عنوان مثال، این برنامه موسیقی پخش می‌کند و انواع صداهای آرامش‌بخش دیگری را برایتان اجرا می‌کند؛ موسیقی‌هایی که به طور علمی ثابت شده‌است که تمرکز شما را تا ۴ برابر افزایش می‌دهند.

این نرم‌افزار با مجموعه‌موسیقی منحصر‌به‌فردی همراه است که به شما کمک می‌کند تا در موقعیت‌های مختلف تمرکز کنید؛ به عنوان مثال، می‌توانید لیست پخش متناسب با کار خود را انتخاب کنید. فقط باید جزئیاتی را در‌مورد خود وارد کنید و این برنامه موسیقی هماهنگ و متناسب با شرایط منحصربه‌فردتان را پخش خواهد کرد.

۶. ریممبر د میلک (Remember the Milk)

«ریممبر د میلک» منبعی عالی برای تنظیم وظایف است. این نرم‌افزار به شما امکان می‌دهد تا موارد موجود در لیست کارهای خود را به خاطر بسپارید. این نرم‌افزار همراه با یک دستیار مجازی ساده ارائه می‌شود که به شما امکان این را می‌دهد که وظایفی را اضافه کنید، پروژه‌ ها را به کارهای فرعی تقسیم کنید و موعد مقرر را برای همه‌ی کارهایی که باید انجام دهید، تعیین کنید. این برنامه وظایف شخصی و شغلی را از یکدیگر جدا می‌کند، اما هم‌چنین می‌توانید بازی‌های خود را نیز در چک‌لیستی اضافه کنید. این برنامه به شما امکان می‌دهد تا بر اساس معیارهای خاصی که قبلا تعریف کرده‌اید، لیست‌های هوش‌مندی را ایجاد کنید؛ یعنی هنگامی که تغییراتی در وظایف شما ایجاد شد، برنامه به طور خودکار لیست‌ها را به‌روز می‌کند.

۷. فوکس بوستر (Focus Booster)

«فوکوس بوستر» برنامه‌ای چند سکویی (cross-platform) است که برای افزایش تمرکز و از بین بردن هرگونه اضطراب با فشارهای زمانی طراحی شده‌است. این روش با تکنیک پومودورو (Pomodoro) ساخته شده‌است، که با استفاده از یک تایمر، زمان کار شما را به فواصل ۲۵ دقیقه‌ای تقسیم می‌کند که با ۵ دقیقه وقفه از هم جدا می‌شوند.

این برنامه تمام جلسات را در برنامه‌ی وب همگام سازی می‌کند تا بتوانید از زمان صرف ‌شده برای فعالیت ‌های مختلف استفاده کنید. از دیگر ویژگی ‌های اصلی این برنامه می‌توان به تایمر کوتاه روی صفحه، جدول زمان و امکان ذخیره ‌ی جلسات و تولید گزارش اشاره کرد.

۸. اور نوت (Evernote)

این برنامه که یکی دیگر از ابزارهای مدیریت زمان است، به شما امکان می‌دهد تا بخش‌هایی از وب‌سایت ‌ها را به ‌راحتی ذخیره کنید، یادداشت کنید و به آن‌ها دسترسی داشته‌ باشید. این برنامه در همه‌ی سیستم‌ های ‌عامل کار می‌کند و به شما امکان می‌دهد تا دستور‌کارها، برنامه‌ ها، یادآوری ‌ها و ارزیابی ‌ها را ایجاد کنید و هم‌چنین به شما کمک می‌کند تا گردش کار را بهتر سازمان‌دهی کنید؛ حتی می‌توانید مصاحبه‌ ها، جلسات، ایده‌ها و سخنرانی‌ های خود را ضبط کنید و پیوست‌ های صوتی یا متنی را اضافه کنید؛ علاوه بر این ‌ها، این برنامه به شما امکان می‌دهد تا با تیم خود همکاری کنید، اسناد را اسکن کنید و از چندین دستگاه هم‌گام‌سازی کنید.

۹. تودویست (Todoist)

«تودویست» برنامه‌ ی مدیریت وظیفه‌ی رایگان است که برای انواع مختلف پروژه ‌ها طراحی شده‌ است. این برنامه یادآورهای فوری را برای تمام فعالیت‌ های موجود در چک ‌لیست شما فراهم می‌کند؛ هم‌چنین، در همه‌ی دستگاه‌ها کار می‌کند، حتی وقتی آفلاین باشید. این برنامه ایجاد و سازمان ‌دهی وظایف، اولویت ‌بندی کارها، تنظیم و تغییر مهلت‌ ها و تعیین اهداف پروژه را آسان می‌کند؛

علاوه بر این، می‌توانید با ویژگی‌های اندازه‌گیری و گزارش برنامه، پیشرفت خود را پیگیری کنید. تودویست یک رابط آسان و چند سکویی ارائه می‌دهد که به شما این امکان را می‌ دهد که به ‌سرعت و به‌راحتی کارها را هدایت کنید.

۱۰. تایم ‌فری (TimeTree)

«تایم‌فری» به شما امکان می‌دهد تا تقویم ‌ها، قرار ها یا برنامه ‌های کاری را با هر کسی که می‌خواهید، به اشتراک بگذارید. این نرم‌افزار به شما این امکان را می‌دهد که چندین تقویم ایجاد کنید که فقط با تغییر دکمه روشن/ خاموش به دلخواه نمایش داده می‌شود. برای برنامه‌ های مختلف، رنگ‌ها و ابزارهای ارتباطی تغییر پذیر بسیاری در تایم ‌فری وجود دارند. تایم‌ فری منبع مفیدی برای ذخیره‌ ی یادداشت ‌ها و رویداد های برنامه ‌ریزی ‌شده است.

مدیریت زمان چه مزایایی دارد؟

1 . مدیریت زمان فرد را وقت ‌شناس و منضبط می‌کند

با مدیریت زمان مؤثر، فرد یاد می‌گیرد که زمانی که واقعا لازم است، کار کند. افراد برای استفاده دقیق از زمانشان، باید در ابتدای روز برنامه کاری یا فهرستی از کارهایشان را تهیه کنند تا فعالیت‌ های مهم روزانه، در بازه زمانی مشخصی انجام شوند که با توجه به ضرورت و اهمیت هرکدام از فعالیت‌ها به آن‌ها اختصاص داده شده است.

داشتن برنامه کاری در محل کار، به افراد توانایی حرکت در مسیر مشخصی را می‌دهد. فرد می‌داند که در روز چه فعالیت ‌هایی را باید انجام دهد و بر اساس برنامه مشخصی کار می‌کند که این موضوع در نهایت به اثربخشی بیشتر او در موقعیت شغلی‌اش منجر خواهد شد.

۲ . مدیریت زمان باعث می‌شود که فرد ساختاریافته عمل کند

نگهداری اشیا در مکان مناسب، باعث می‌شود که افراد وقت خود را برای پیداکردن اسناد، پرونده‌ های مهم، پوشه ‌ها، لوازم ‌التحریر و غیره کمتر هدر بدهند. افراد برای مدیریت زمان بهتر، میز کار، محل مطالعه، اتاق کار و محل جلسات خود را تمیز و مرتب نگه می‌دارند. با مدیریت زمان افراد یاد می‌گیرند که کارها را بهتر مدیریت کنند.

۳ . با مدیریت زمان رضایت شغلی و اعتمادبه‌نفس فرد افزایش پیدا می‌کند

افراد با مدیریت زمان، وظایف خود را در چارچوب زمانی مشخصی انجام می‌دهند و این موضوع باعث می‌شود که در سازمان و بین همکارانشان محبوب شوند.

افرادی که ارزش زمان را درک می‌کنند، از شلوغی و ازدحام فاصله می‌گیرند و همیشه کار خود را به ‌موقع به پایان می‌رسانند. آن ها مورد احترام و تحسین دیگران هستند و همیشه در مرکز توجهات قرار می‌گیرند در نتیجه باعث افزایش رضایت شغلی آن‌ ها می‌شود.

۴ . با مدیریت زمان، فرد در زمان کوتاه به اهداف خود می‌ رسد

مدیریت زمان مؤثر، به کارکنان کمک می‌کند که پیش از مهلت زمانی تعیین‌ شده به اهداف و مقاصد خود دست پیدا کنند و کارها را در زمانی که باید، به پایان برسانند.

۵ . مدیریت زمان به فرد کمک می‌کند در بلند مدت در رأس سازمان قرار بگیرد

کارکنانی که کار می‌کنند فقط به ‌خاطر اینکه کارشان را تمام کنند، نمی‌توانند به افراد تأثیرگذاری تبدیل شوند و در سازمان زیاد جدی گرفته نمی‌شوند. مدیریت زمان مؤثر، در افزایش بهره وری فرد نقش محوری دارد. زمانی که افراد مدیریت مناسبی روی زمان خود دارند، بازده کاری آن‌ ها به ‌طور جالب ‌توجهی افزایش پیدا می‌کند.

6 . مدیریت زمان به برنامه‌ریزی بهتر کمک می‌کند

با مدیریت زمان مؤثر، افراد یاد می‌گیرند که به ‌خوبی برنامه‌ ریزی کنند و بدانند که در ۵ سال آینده در چه جایگاهی قرار خواهند گرفت. برنامه زمانی مشخص باعث می‌شود که افراد با چشم انداز بهتری کار کنند.

۷ . با مدیریت زمان، فرد کمتر به استرس دچار می‌شود

به یاد داشته باشید که در اتلاف‌ وقت و انجام کارها با تأخیر، هیچ نکته مثبتی وجود ندارد. کارهای خود را به‌موقع به پایان برسانید تا برای دوستان، بستگان و اعضای خانواده وقت کافی داشته باشید.

۸ . با مدیریت زمان، فرد وظایف خود را اولویت ‌بندی می‌کند

فشار کاری خود را زیاد نکنید. هر آنچه را که در انجام کارهایتان اختلال ایجاد می‌کند، قبول نکنید.

چگونه با تکنیک ‌های مدیریت زمان موفق عمل کنیم؟

استفاده از تکنیک ‌های خوب مدیریت زمان در زندگی به معنای فشرده کردن هرچه بیش‌تر وظایف روزانه‌ی شما نیست، بلکه در مورد ساده ‌سازی و سریع‌تر و بهتر انجام دادن کارهاست؛ به این ترتیب، برای بازی، استراحت و فعالیت ‌های مورد علاقه ‌ی خود زمان بیش ‌تری خواهید داشت. در ادامه، با تکنیک‌ های گوناگون مدیریت زمان آشنا خواهید شد.

استفاده از تکنیک‌ های خوب مدیریت زمان در زندگی به معنای فشرده کردن هرچه بیش ‌تر وظایف روزانه ‌ی شما نیست، بلکه درمورد ساده‌ سازی و سریع ‌تر و بهتر انجام دادن کارهاست؛ به این ترتیب، برای بازی، استراحت و فعالیت‌ های مورد علاقه ‌ی خود زمان بیش‌ تری خواهید داشت. در ادامه، با تکنیک ‌های گوناگون مدیریت زمان آشنا خواهید شد.

مدیریت زمان فعالیت یا مهارتی محیطی نیست، بلکه یک مهارت اصلی است که تمام اجزای زندگی به آن بستگی دارد.

آیا می‌خواهید روی موارد مهم تمرکز کنید، کارهای بیش‌تری را انجام دهید و بهره‌وری خود را بالا ببرید؟ این مجموعه اصول، قواعد و مهارت‌ها را به کار ببرید، زیرا می‌تواند تغییر مثبتی در زمان‌بندی کارهایتان ایجاد کند.

۱ . زمانتان را ردیابی کنید

آیا می‌دانید برای انجام کارهایتان چند ساعت زمان صرف می‌کنید؟ اغلب می‌توانیم حدس بزنیم، اما برآورد های ما معمولا قابل‌ قبول نیستند. ردیابی زمان یک تکنیک مدیریتی است که برای ثبت سوابق ساعت کار از آن استفاده می‌شود و درباره‌ی مدت‌ زمان اختصاص‌ یافته به انجام هر کار به ما اطلاعاتی می‌دهد.

حال سوال این است که چگونه می‌توانید زمانتان را ردیابی کنید؟

برای انجام آن به صورت دستی، از صفحه‌‌ی گسترده (Spreadsheet) استفاده کنید. هر ۳۰ دقیقه، آن‌چه انجام داده ‌اید را یادداشت کنید؛ همچنین، می‌توانید از یک برنامه‌ ی ردیابی زمان استفاده کنید. برنامه‌های ردیابی زمان می‌توانند به شما کمک کنند که داده‌ های واقعی مربوط به بهره‌ وری خود را تهیه کنید.

(Rescue Time) برنامه‌ای رایگان است که مجموع ساعات استفاده ‌ی شما از کامپیوتر را به‌ دقت ردیابی می‌کند. در پایان هفته، گزارشی را دریافت می‌کنید که نشان می‌دهد زمانتان را چگونه گذرانده‌ اید؛ همچنین، می‌توانید زمان‌ صرف‌ شده برای سایر کارهایتان را نیز بررسی کنید.

در هفته ‌های بعد، مشاهده‌ ی الگو ها را آغاز می‌کنید و خواهید دانست که زمانتان در کجا و چگونه هدر می‌‌رود. با آگاهی از نحوه‌ ی استفاده از زمان، می‌توانید برای مقابله با هدر رفتن آن و استفاده ‌ی بهینه از لحظاتتان برنامه ‌ریزی کنید.

ردیابی زمان تکنیک قدرتمندی برای مدیریت زمان است و با داشتن داده‌ های واقعی درمورد کارتان می‌توانید در حوزه‌ی بهبود بهره ‌وری زمان مهارت کسب کنید.

۲ . زمانتان را بلوک‌بندی کنید (Time Blocking)

برخی اوقات، احساس می‌کنید برنامه ‌هایتان شما را کنترل می‌کنند. کارهای زیادی برای انجام دادن وجود دارند و زمانتان بسیار کم است. در این شرایط، تهیه ‌ی لیستی از کارهایی که باید انجام شوند و تلاش نا امیدانه برای به پایان رساندن آن‌ ها کافی نیست؛ چرا که این کار ساختار یا نظم خاصی به روزهای شما نمی‌دهد.

شما باید زمان را به عنوان یک عنصر مهم وارد کنید. لازم است از همان ابتدا تعیین کنید که انجام هر کاری طی چه مدت‌ زمانی امکان ‌پذیر است.

بلوک‌ بندی زمان روشی است که طی آن مدیریت کار و تقویم خود را ترکیب می‌کنید. شما در روزهای خود بلوک‌ های زمانی ایجاد می‌کنید و وظایفی را برای هر یک از آن‌ ها در نظر می‌گیرید تا بتوانید تمرکز خود را به ‌خوبی به کار بگیرید. توجه داشته‌ باشید که تمام کارها بدون وقفه در بلوک زمانی خود صورت می‌گیرند.

با بلوک‌ بندی زمان برنامه‌ ی شما با وظایف کاری، رویداد های اجتماعی و اوقات‌ فراغت پر می‌شود و تمام کارها به صورت برنامه‌ ریزی‌شده و با در نظر گرفتن اولویت‌ ها انجام خواهند شد.

نکته‌ ی جالب درمورد تکنیک یاد شده آن است که شما را وادار می‌کند که چگونگی گذر زمانتان را درک کنید. این روش، نسبت به نوشتن چک ‌لیست، بهتر و سازنده ‌تر است.

۳ . قورباغه را قورت بدهید

شما نمی‌توانید هر وزغ یا قورباغه ‌ای را در برکه بخورید، اما می‌توانید بزرگ‌ ترین و زشت‌ ترین آن‌ ها را بخورید و این در حال حاضر کافی خواهد بود.

هر روز مهم‌ترین کار خود را در نظر بگیرید؛ این همان قورباغه‌ ی شماست و بیش‌ ترین تأثیر را در کارتان خواهد داشت. روز خود را با مقابله با این قورباغه آغاز کنید. برای داشتن شروعی خوب و فعالیت بدون وقفه، به کارهایتان نظم بدهید.

چرا این روش کارآمد است؟

زیرا این روش ساده‌ ی مدیریت زمان در اوایل روز موفقیت بزرگی را به همراه دارد که انگیزه و احساس موفقیت ایجاد می‌کند. این‌گونه است که شما هر روز با تلاش مداوم به اهداف بزرگ می‌ رسید.

به یاد داشته باشید:

ابتدا در مقابل وسوسه ‌های انجام دادن ساده‌ترین کارها مقاومت کنید و همیشه روز خود را با آن «قورباغه» آغاز کنید.

اما وقتی قورباغه ‌های زیادی داشته‌ باشید چه اتفاقی می‌افتد؟

اگر کار شما قورباغه خوردن است، بهتر است آن را در اوایل روز انجام دهید و اگر لازم است که ۲ قورباغه بخورید، با آن یکی که بزرگ‌ تر است شروع کنید.

مارک تواین (Mark Twain)

بنابراین، صبح اول وقت قورباغه بخورید و هنگامی که بیش از یک قورباغه دارید، ابتدا بزرگ‌ ترین آن ‌ها را انتخاب کنید.

۴. از تکنیک پومودورو استفاده کنید (The Pomodoro Technique)

مغز می ‌تواند هر بار فقط روی یک چیز تمرکز کند. جا به ‌جایی بین کارها هزینه ‌های مخربی برای کار و بهره ‌وری شما به ‌همراه دارد. تکنیک پومودورو سیستم مدیریت زمان ساده ‌ای است که شما را به انجام یک کار واحد وادار می‌کند و یکی از ساده ‌ترین و در عین‌ حال مؤثرترین تکنیک‌ های مدیریت زمان است.

شما باید تمام عوامل حواس‌ پرتی را دور کنید و تایمری را به مدت ۲۵ دقیقه تنظیم کنید. در طی این مدت، فقط می‌توانید روی انجام یک کار تمرکز کنید؛ ۲5 دقیقه زمان چندان زیادی به نظر نمی‌رسد، اما در طی این مدت کارهایتان به طور عمیق و بدون وقفه انجام می‌شوند. تلاش کنید که این کار را هر روز انجام دهید تا بتوانید به کار کردن با بهره ‌وری پومودورو عادت کنید.

چگونه تکنیک پومودورو باعث صرفه‌جویی در وقت می‌شود؟

پاسخ این سؤال بسیار ساده است. ایده‌ی اصلی در واقع همان ایجاد «احساس فوریت» است. در این حالت، به جای این‌که احساس کنید که تمام طول روز برای انجام کارهایتان فرصت دارید، می‌دانید که فقط ۲۵ دقیقه زمان دارید که تا جایی که می‌توانید پیشرفت کنید. تکنیک پومودورو شما را به استراحت وادار می‌کند. این اقدام مهمی برای شاداب نگه داشتن شما در طول ساعات روز است. در این حالت، شما بدون این‌که احساس خستگی کنید، می‌توانید ساعت ‌ها پشت کامپیوتر تان کار کنید.

۵. از تکنیک ماتریس آیزنهاور استفاده کنید (The Eisenhower Matrix)

دانستن نحوه‌ی اولویت‌ بندی کارها روش اساسی مدیریت زمان است، چرا که بدون اولویت‌ بندی هیچ کاری به‌درستی انجام نخواهد شد. از آن‌ جایی که تمام کارها با هم برابر نیستند، (ماتریس آیزنهاور ) معروف به ماتریس به شما کمک می‌کند که مهم‌ترین وظایفتان را شناسایی کنید.

تمام وظایف شما می‌توانند در ۴ دسته‌ی زیر قرار بگیرند:

فوری و مهم؛
غیرفوری و مهم؛
فوری و غیرمهم؛
غیرفوری و غیرمهم.

در ادامه‌ی مطلب، روش این نوع دسته‌بندی را شرح خواهیم‌ داد:

تمام کارهای خود را بنویسید و در این مرحله نگران ترتیب قرارگیری آن‌ها نباشید؛
اکنون موارد ضروری و مهم را شناسایی کنید. کارهای فوری را با «ف» و کارهای مهم را با «م» علامت‌گذاری کنید. وظایف شما می‌توانند شامل یکی از این دو گروه یا هر دوی آن‌ها باشند یا هیچ‌یک از آن‌ها را در بر نگیرند.
هریک از کارها را در بخش مناسب بگذارید و اقدامات مربوط به آن را انجام دهید. بلافاصله روی وظایف مربوط به قسمت اول کار کنید. برای کارهای قسمت دوم برنامه‌ریزی کنید. در صورت لزوم، قسمت سوم را به تعویق بیندازید و قسمت چهارم را حذف کنید.

برای داشتن بهره‌وری بالاتر، زمان بیش‌تری را برای فعالیت‌های قسمت دوم صرف کنید، زیرا این‌ها وظایفی هستند که با این‌که فوریتی ندارند، برای کارتان حیاتی هستند.

آن‌چه مهم است، به‌ندرت فوریت پیدا می‌کند و آ‌ن‌چه فوری است، به‌ندرت مهم است.

دوایت دی. آیزنهاور (Dwight D. Eisenhower)‎

هر روز صبح از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید، زیرا ابزاری مفید و مؤثر برای مدیریت زمان است که به شما کمک می‌کند وظایفتان را رتبه‌بندی کنید.

۶. به اندازه‌ی سطح انرژی خودتان کار کنید

سطح انرژی روی بهره‌وری تأثیر می‌گذارد؛ بنابراین، برنامه‌ریزی شما باید به گونه‌ای باشد که‌ کارهای حیاتی را در زمان‌های اوج بهره‌وری انجام دهید. پربارترین ساعات خود را در طول روز پیدا کنید تا بتوانید آن دسته از وظایفتان را که به دقت و تمرکز بیش‌تری نیاز دارند (Deep Work)، انجام دهید.

وقتی سطح انرژی‌ شما پایین است، روی وظایف کم‌ارزش‌تر (Shallow Work) تمرکز کنید؛ به عنوان مثال، اگر صبح‌ها بیش‌ترین بازده را دارید، تلاش کنید مهم‌ترین وظایفتان را در آن ساعات انجام دهید. بعد از ناهار، ممکن است سطح انرژی شما کاهش یابد؛ بنابراین، زمان مناسبی برای تمیز کردن میز کار، بررسی ایمیل‌ها یا به‌روزرسانی صفحات گسترده است.

برای این‌که متوجه شوید که چه زمانی‌ از روز بیش‌ترین سطح انرژی را دارید، به مدت چند هفته، هر ۳۰ دقیقه به سطح انرژی خود از ۱ تا ۱۰ امتیاز بدهید و آن را در یک صفحه‌ی گسترده ثبت کنید؛ به این ترتیب، قادر خواهید بود الگوها را به‌درستی شناسایی کنید.

سطح انرژی در روزهای هفته نیز متفاوت است. به نظر می‌رسد که روز یک‌شنبه برای بیش‌تر افراد پربارترین روز است. تلاش کنید الگوهای ویژه‌ی خود را پیدا کنید.

در ادامه‌ی مطلب، روش تنظیم برنامه‌ی هفتگی را بر اساس سطح انرژی شرح می‌دهیم:

شنبه: تعطیلات آخر هفته را به‌تازگی پشت سر گذاشته‌اید و انرژی شما هنوز به سطوح بالا نرسیده‌است. بهتر است کارهای کم‌تقاضا مانند تعیین اهداف، سازماندهی و برنامه‌ریزی‌های لازم را انجام دهید.
یک‌شنبه و دوشنبه: در طی این ۲ روز، بیش‌ترین سطح انرژی را دارید. تلاش کنید سخت‌ترین وظایفتان را به پایان برسانید. می‌توانید ایده‌پردازی کنید، بنویسید و زمان‌بندی کنید.
سه‌شنبه: در این روز، سطح انرژی شما به‌تدریج کاهش می‌یابد. برای جلسات برنامه‌ریزی کنید، به‌ویژه هنگامی که به اجماع نیاز دارید.
چهارشنبه: در این روز، سطح انرژی شما در ‌پایین‌ترین حالت است. بهتر است کارهای سبک‌تر و برنامه‌ریزی طولانی‌مدت را انجام دهید و به روابطتان رسیدگی کنید.

۷. عوامل حواس‌پرتی را از بین ببرید

عوامل حواس‌پرتی روی میزان بهره‌وری و تمرکز شما تأثیرات منفی به جا می‌گذارند. هر بار تمرکز مجدد حدود ۲۳ دقیقه طول می‌کشد. گری کلر (Gary Keller) در کتاب آن یک چیز (The One Thing) توضیح می دهد که هنگام مختل شدن تمرکزتان دقیقا چه اتفاقی می‌افتد.

واقعیت این است که فعالیت متمرکز ۳۰ دقیقه‌ای مفیدتر از ۲ ساعت کار با تمرکز پایین است. عوامل حواس‌پرتی را در حین کار از خودتان دور کنید تا از هزینه‌های ناشی از بی‌تمرکزی جلوگیری شود.

برای دوری از حواس‌پرتی:

تمام اعلان‌های موبایل و کامپیوترتان را خاموش کنید؛
تلفنتان را از فضای کار دور نگه دارید؛
از هدفون‌های بی‌ صدا استفاده کنید، زیرا در این صورت همکارانتان در زمان کار کم‌تر مزاحمتان می‌شوند و سطح تمرکزتان حفظ می‌شود؛
مقالات را در (Pocket یا Instapaper) ذخیره کنید تا بتوانید آن‌ها را در فرصتی مناسب مطالعه کنید؛
اگر برای انجام کاری به (Wi-Fi) نیاز نیست، آن را خاموش کنید؛
از شبکه‌های اجتماعی در محل کارتان استفاده نکنید. آیا در این مورد نمی‌توانید مقاومت کنید؟ (Distraction Time) را در طول روز تنظیم کنید؛
تلفن و برنامه‌های خود را (Slack ،Hangouts و Messenger) در وضعیت (Do Not Disturb) قرار دهید؛
صندوق ورودی خود را به (GTD Gmail) تغییر دهید تا بتوانید از ایمیل‌های ضروری استفاده کنید؛ همچنین، می‌توانید از (Inbox Pause) برای جلوگیری از دریافت ایمیل‌های جدید استفاده کنید؛
اگر دفتر کار دارید، در را ببندید.

۸. قانون ۲۰ ۸۰ را دنبال کنید

قانون ۲۰ ۸۰ بیان می‌کند که «۸۰٪ خروجی یا نتایج از ۲۰٪ ورودی‌ها حاصل خواهند شد»؛ به عبارت دیگر، این چیزهای کوچک هستند که بخش بزرگی از نتایج را تشکیل می‌دهند.

برای این‌که مدیریت زمان مؤثرتری داشته‌باشید، روی ۲۰٪ وظایفتان تمرکز کنید تا ۸۰٪ نتایج را به دست آورید. برای انجام تأثیرگذارترین وظایف خود، از این روش مدیریت زمان استفاده کنید.

در ادامه، سؤالات دیگری وجود دارند که می‌توانید با استفاده از قانون ۲۰ ۸۰ با خودتان در میان بگذارید:

آیا ۲۰٪ ایمیل‌ها شامل ۸۰٪ مکالمات مهم هستند؟
آیا ۸۰٪ عوامل حواس‌پرتی شما از ۲۰٪ منابع ناشی می‌شوند؟
آیا ۲۰٪ وظایف شما ۸۰٪ لذت کار شما را در بر دارند؟
آیا ۸۰٪ مشکلات از ۲۰٪ پروژه‌ها ناشی می‌شوند؟
آیا ۸۰٪ مشتریان فقط از ۲۰٪ ویژگی‌های نرم‌افزار استفاده می‌کنند؟
آیا ۲۰٪ از مشتریان ۸۰٪ شکایات را ثبت می‌کنند؟

۹. کارهایتان را دسته‌بندی کنید (Batching)

دسته‌بندی در واقع گروه‌بندی کارهای خاص مشابه و انجام آن‌ها با یکدیگر است. ایده‌ی اصلی این است که کم‌تر و برای مدت بیش‌تری روی وظایفتان تمرکز کنید.

هنگامی که تمام ایمیل‌های خود را یک‌جا پردازش می‌کنید یا در طی یک روز برای کل یک هفته‌ غذا می‌پزید، در حال دسته‌بندی هستید.

این تکنیک مدیریت زمان به شما امکان می‌دهد که در بسیاری از وظایفتان به طور مؤثر و کارآمد عمل کنید؛ به این ترتیب، جریان (Flow) را گم نخواهید کرد، زیرا تمام این فعالیت‌ها مسیرهای ذهنی مشابهی را می‌طلبند.

دسته‌بندی مغزتان را وادار می‌کند که هم‌زمان روی یک نوع کار متمرکز شود؛ به این ترتیب، میزان سرعت و به‌هم‌ریختگی را کاهش می‌دهد و تمرکز را نیز بهبود می‌بخشد.

برای کشف این‌که کدام کارها را باید با هم انجام دهید، تمام فعالیت‌های روز و هفته‌ی خود را یادداشت کنید. می‌توانید آن‌هایی را که مسیرهای فکری مشابهی را طی می‌کنند، با هم دسته‌بندی کنید. بهتر است این روش را امتحان کنید. در صورت لزوم می‌توانید از نو شروع کنید.

وبلاگ

تسلط بر مدیریت زمان