روش های عارضه یابی در کسب و کار

تمثیل سازمان به مثابه موجود زنده، الگوی بسیار جالبی به لحاظ پویایی و تغییرات سازمانی است. همانگونه که موجود زنده برای ادامه حیات خود نیازمند رشد و تغییر و بهبود است، سازمان نیز در مواجهه با تغییرات محیطی از جمله تغییرات سیاسی و اقتصادی، تغییرات منابع انسانی، تغییرات رفتار مشتریان و رقبا، تغییرات تکنولوژی و… که هریک تأثیرات متفاوتی را بر وضعیت سازمان خواهند داشت، نیازمند عکس العمل مناسب است.

به هرگونه تلاش برای شناسایی نقاط ضعف و قوت یک سازمان و ارائه راهکارهای ترمیمی و درمانی برای حل مشکلات آن را، عارضه یابی در کسب و کار می‌نامند. تکنیک عارضه یابی تکنیکی است که اگر به درستی از آن استفاده شود، می تواند تحلیل درستی از شرایط حال حاضر شرکت، به ما نشان دهد و تحولی بزرگ را برای هر سازمانی رقم بزند.

پروژه عارضه یابی سازمانی باید در برگیرنده پاسخ به سوالاتی باشد که مجموعه راهکارها و شرح وظایف مشاور و سازمان در آن مشخص شده باشد. از جمله اینکه چه اقداماتی و چگونه و توسط کدام بخش باید انجام شود. نتایج مورد انتظار و دستاوردهای پروژه شامل چه مواردی است و برآورد زمان و هزینه مورد نیاز چگونه است.

اهداف عارضه یابی

اهداف ناشی از این تکنیک را می توان در دو دسته مهم تقسیم بندی نمود. برخی از سازمان ها به خیال اینکه رشد مناسبی دارند، از استفاده از تکنیک های عارضه یابی غافل می شوند. همین مسئله در آینده می تواند نتایج آنها را تحت تاثیر قرار دهد. در دو دسته اصلی عارضه یابی برای پیشگیری از عیب های آینده و یا بهبود شرایط فعلی صورت می پذیرد. از این رو برای استفاده از مزایای عارضه یابی حتماً نباید منتظر خسارت های عارضه باشید.

در قدم اول هر سازمان با استفاده از روش های کاربردی مخصوص به خود می تواند آسیب ها و خطرات احتمالی را پیش بینی و برای عدم حادث شدن آنها برنامه ریزی نماید. یک نقطه شعف کوچک در قسمت کنترل کیفی محصولات یک شرکت می تواند درصد بالایی از نتایج آنها را تحت تاثیر قرار دهد. شناخت خطرات موجود و کنترل دائم آنها می تواند هر سازمانی را از این خطرات مصون نگه دارد. از این گذشته درک شرایط فعلی و شناخت دلایل عدم نتیجه گیری هم هدف اصلی عارضه یابی در سازمان ها است.

انواع مدل‌های عارضه یابی

انجام یک عارضه یابی موفق در سازمان نیازمند یک برنامه‌ی جامع است که تابع مدل‌های زیر باشد:

مدل چرخه دمینگ (PDCA)
مدل بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت (EFQM)
مدل کارت امتیازی متوازن (BSC)
مدل کاهش استراتژیک هزینه و بهبود عملکرد (SCR&PI)
مدل ویس بورد (Weisbord)
مدل بالدریج
مدل شش سیگما (Six Sigma)
مدل مک کینزی (McKinsey)

مدل چرخه‌ی دمینگ (PDCA):

این روش توسط دکتر ادوارد دمینگ به عنوان روشی کارآمد در بهبود مستمر است.
این مدل از ابتدای کلمات Plan, Do, Check, Act برداشت شده است که به ترتیب به معنی برنامه‌ریزی، انجام دادن، عمل کردن و چک کردن است.
هدف از این چرخه‌ی کاری چهار مرحله ای انجام تغییرات و بهبود فرایند‌ها در کسب و کار است.
این مدل، یک رشد ثابت و به‌سازی شده را در تمامی بخش ها ایجاد می‌کند.
استفاده از این روش برای زمانی است که رشد و توسعه‌ی سازمان به‌صورت تدریجی اما پایدار، مد نظر باشد.

مدل بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت (EFQM):

با ارزیابی عملکرد سازمان و مقایسه‌ی آن با وضعیت حاضر، شکاف‌های موجود را شناسایی کرده و راه حل‌هایی ارائه می‌کند.
این مدل، ابزاری اجرایی جهت کمک به سازمان ها برای اطمینان از تحقق استقرار سیستم مدیریتی مناسب است.
یک مدل غیر تجویزی است و به سازمان‌ها در فرآیند خودارزیابی تعالی و تعیین نقاط قوت کمک می‌نماید.

مدل کارت امتیازی متوازن (BSC):

یک چارچوب مفهومی است و وظیفه‌ی آن ترجمه‌ی اهداف استراتژیک شرکت به مجموعه ای از شاخص‌های عملکردی است.
شاخص‌های عملکردی از میان ۴ دسته‌ی زیر انتخاب و امتیاز دهی می‌شوند:

الف) مالی، ب) مشتری، پ) فرایندهای داخلی، ت) یادگیری و رشد

مدل کاهش استراتژیک هزینه و بهبود عملکرد (SCR&PI):

مهم‌ترین اصل در این روش، اصل ارتباط میان بهبود عملکرد شرکت با کاهش هزینه‌ها است.
در این مدل مطالعه تفصیلی بر روی تمامی ابعاد سازمان با هدف بهینه سازی و منطقی سازی آنها انجام می گیرد.
هدف این روش به حداقل رساندن هزینه های شرکت در ابعاد مختلف و به حداکثر رساندن کارایی است.
این مدل به مدیریت کمک می‌کند تا از منابع خود در جهت نیل به اهداف کسب و کار استفاده بهینه نماید.

۵. مدل ویس بورد (Weisbord):

یک مدل شـش بخشـی است که شامل حوزه‌های زیر است:

الف) اهداف

ب)سـاختار

پ) پـاداش دهی

ت) هماهنگـی و کنتـرل

ث) روابط

ج) رهبری

مدل ویس بورد، زمانی مورد نیاز است که:

مشاور، زمان زیادی برای تشخیص ندارد و یک نقشه سازمانی ساده مورد نیاز است
زمانی که مشتری با تفکر سیستمی آشنا نیست این مدل یک تصویر ساده‌ی کلی فراهم می‌آورد.

6. مدل بالدریج (BCG):

بسیاری از سازمان‌ها منابع قابل توجهی را به‌منظور پیشرفت بیشتر، در مدل بالدریج تخصیص می‌دهند.
این مدل شامل اصول زیر است:

الف) رهبری

ب) طرح‌ریزی استراتژیک

پ) مشتری‌مداری و بازارمداری

ت) جریان و تحلیل اطلاعات

ث) مدیریت منابع انسان

ج) مدیریت فرایند

چ) نتایج کسب و کار سازمان

مدل شش سیگما‌ (Six Sigma):

یک رویکرد منظم، محرک و روشی برای حذف اشکالات در هر فرآیند کسب و کار می‌باشد.
مدلی انعطاف پذیر جهت تأمین، حفظ و افزایش موفقیت های تجاری هر شرکت است.
در روش شش سیگما، سه مؤلفه اصلی مطرح است:

الف) راهبرد

ب) تدابیر

پ) مسائل فرهنگی

8. مدل مک کینزی (McKinsey):

در این مدل هفت معیار مرتبط به هم جهت بررسی و عارضه یابی سازمان مدنظر قرار می‌گیرد.
معیارها به‌صورت مکمل، فعالیت شرکت را در بر می‌گیرد تا اطمینان حاصل شود که کسب و کار رشد مناسبی دارد.
هفت عامل دخیل در این مدل شامل موارد زیر هستند:

روش های عارضه یابی در کسب و کار