سیستم­ مدیریت فرآیندهای کسب و کار نرم افزار (BPMS) باعث تحولات عمده ای در متدولوژی های توسعه و استقرار فرآیندها شده اند. این سیستم ها از آن لحاظ که روی فرآیندها متمرکز هستند و بر عملیات چند منظوره تمرکز دارند، دارای حائز اهمیت بسیاری می باشند.

 بنا به نظر فرانکل، سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار نرم افزار BPMS برنامه کاربردی وسیعی را برای افزودن کارایی تکنولوژی های فرآیند پیدا خواهد کرد. سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار برنامه کاربردی نرم افزاری­ است که فرآیندها را با کدنویسی حداقلی به سیستم های کاربردی تبدیل خواهد کرد.

سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار ” مجموعه ای از نرم افزارهای کاربردی می باشد که ” مدلسازی، اجرا، نظارت فنی و عملیاتی، و ارائه و نمایش فرآیندهای کسب و کار و قوانین را براساس یکپارچه سازی سیستم های اطلاعاتی موجود و جدید وظیفه مداری و از طریق سرویس­های هماهنگ  و یکپارچه شده فراهم می­سازد. (راوستین، باتنبرگ و وال، ۲۰۰۸)

رویکرد جهانی به سیستم­ های مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS)

امروزه، بسیاری از شرکت­های نرم افزاری دنیا، به منظوری کاربردی نمودن رویکرد مدیریت فرایندهای کسب و کار، اقدام به ارائه سیستم های مدیریت فرایندهای کسب و کار نرم افزار BPMS نموده اند. مطالعات موسسات معتبر تحقیقاتی نشان می­دهد که در دهه اخیر توجه گسترده­ای به استفاده از این سیستم­ها در آمریکا و سایر کشورهای توسعه یافته به وجود آمده است.

به عنوان مثال، پژوهشی که موسسه فورستر در سال ۲۰۱۵ با بررسی ۱۴۵سازمان عمده در آمریکا انجام داده است، نشان می­دهد در بین موضوعاتی که این سازمان­ها برای توسعه فناوری اطلاعات در آن­ها سرمایه ­گذاری کرده یا قصد دارند بکنند، مدیریت فرآیندهای کسب و کار جایگاه بالایی به خود اختصاص داده است، به گونه ای که در مجموع ۷۸ درصد سازمان­های مورد بررسی اظهار داشته اند زیرساخت مدیریت فرآیندهای کسب و کار را در سازمان­های خود ایجاد و یا برای ایجاد آن برنامه­ ریزی کرده اند. (والمر و مور، ۲۰۱۵)

اگر چه در چند سال اخیر استفاده از مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) به صورت گسترده ای در جهان رواج یافته است ولی هنوز مفهوم آن به درستی درک نمی شود. موضوع مدیریت فرآیندهای کسب و کاربه طور کلی آنقدر مهم است که شرکت­هایی مانند دلفی، گارتنر  از آن به عنوان ” عامل تاثیر گذار بعدی ” و ” یکی از مهم­ترین تکنولوژی های کسب و کار” نام برده اند. با توجه به بازار رو به رشد نرم افزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار نرم افزار BPMS، کمتر مدیری یافت می شود که این رشد و فرصت را نادیده بگیرد. (فورستر ۲۰۰۷)

همان طور در شکل زیر نیز  مشخص است، مطابق برآوردهای فورستر ، بازار سیستم های مدیریت فرآیندهای کسب و کار نرم افزار BPMS در فاصله سال های ۲۰۰۶ تا ۲۰۱۱ میلادی ، از ۱٫ ۷ میلیارد دلار به ۶٫ ۳ میلیارد دلار خواهد رسید. که بخشی از این هزینه صرف منابع انسانی و بخش دیگری از آن صرف یکپارچه سازی فرآیندهای کسب و کار شود. این امر نشانگر اهمیت این تکنولوژی می باشد. (والمر و توبنر، ۲۰۰۷)

مزایای استفاده از BPMS:

• کاهش حجم کاری: BPMS  بخشی از فعالیت‌های فرآیند را خودکار می‌کند که درصورت نبودن سیستم به صورت دستی و توسط کارکنان انجام می‌شد. در سازمان‌های کاغذ محور، انتقال کار معمولا توسط پست‌های داخلی صورت می‌گیرد که ممکن است گاهاً حتی یک روز کاری به طول بیانجامد.

• شفافیت اجرا:  یکی از مزایای استفاده از BPMS ایجاد شفافیت در اجرای فرآیند است. این شفافیت در دو جنبه مورد بررسی قرار میگیرد. در بخش اول اطلاعات مرتبط با عملیات‌ها به دلیل اینکه در بستر سیستم اجرا می‌شوند، شفاف می‌گردد. در بخش دوم نیز داده‌های تاریخی موردنیاز و دسترسی به آن‌ها نیز با سهولت و شفافیت بیشتری مواجه خواهد شد.

• انعطاف پذیری یکپارچه سازی سیستم:  یکی از مشکلات بسیار مهمی که توسط BPMS رفع می‌شود، موضوع یکپارچگی سیستم‌های اطلاعاتی است. وجود سیستم‌های جزیره‌ای در سازمان‌ها، ایجاد تغییرات در فرآِیند را با دشواری مواجه می‌کند. هم‌چنین به دلیل وجود BPMS بسیاری از سیستم‌های اطلاعاتی عملا از مجموعه سیستم‌های سازمان حذف شده و قابلیت‌های آن‌ها توسط BPMS پشتیبانی خواهد شد.

• کاهش تعرضات از قوانین:  پس از پیاده‌سازی BPMS در سازمان، فرآیندها شفاف می‌شوند. این شفافیت منجر به کاهش تخلفات در سازمان می‌گردد. زیرا کلیه گام‌های فرآیند در سیستم تعریف شده و مجریان آن‌ها موظف به اجرای قواعد تعریف شده در سیستم هستند و قواعد مذکور در سیستم به صورت بازدارنده عمل می‌کند. هم چنین به دلیل افزایش شفافیت و امکان ردیابی، تمایل افراد نیز به عدم اجرای قوانین کاهش می‌یابد.

مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM) چیست؟

مدیریت فرآیند کسب‌وکار که به اختصار BPM بیان می‌شود، از آن دست مفاهیمی است که در سالیان اخیر به لیست واژگان پرتکرار مدیریت سازمان‌ و کسب‌وکار افزوده شده است. BPM با فرایندهای یک کسب‌کار و تغییر و بهبود آنها در جهت دستیابی به اهداف مشخص سروکار دارد.

با گذشت سال‌ها از کاربرد این مفهوم در عرصه عمل، اما همچنان برای بسیاری از مدیران کسب‌وکارها محل سوال است که اساسا BPM  چیست، چه کاربردی دارد و مراحل اجرای آن به چه شکل است. در این مقاله با ما همراه باشید تا با به این دست سوالات پاسخ دهیم.

BPM  مخفف عبارت (Business Process Management) و به معنای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار است. منظور از فرایند همان گردش و روال انجام کار است که در یک چارچوب مشخص، از پیش تعیین شده و توسط فرد یا افراد یک تیم برای رسیدن به هدفی یا اهدافی خاص انجام می‌شود.

در گذشته اکثر سازمان‌ها و مدیران آنها فاکتورهایی از قبیل پول و سرمایه را عامل مهم موفقیت کسب‌وکارها می‌دانستند و کمتر به بحث فرایندها توجه داشتند. اما در عصر حاضر طراحی، بهبود و مدیریت فرایندهای یک کسب‌وکار در کنار سایر فاکتورها به عاملی تاثیرگذار در سنجش موفقیت و دستیابی به اهداف سازمانی تبدیل شده است.

مدیریت فرآیند کسب‌وکار (Business Process Management)، بسته به رویکرد افراد مختلف، تعاریف متفاوتی دارد. در یک رویکرد کلی BPM را تلفیقی از به کارگیری اصول و دانش مدیریتی در کنار ابزارهای و تکنیک‌های فناوری اطلاعات می‌دانند تا بدین‌ وسیله زمینه‌ طراحی و ایجاد بهترین فرایند برای انجام کارها فراهم شود.

در تعریف دیگری BPM عبارت است از تحلیل فرآیندهای کسب‌وکار End To End با استفاده از مدل‌ها و سناریوهای متفاوت به منظور درک شیوه‌ی انجام فعالیت‌‌ها توسط یک سازمان بزرگ.

این امر موجب ایجاد بینشی جدید برای ارائه‌ی توصیه و آزمون بهینه‌سازی‌ها و بهبودهای سازمانی شده و تکرار مجدد فرآیند برای بهبود مداوم و بهینه‌سازی فرآیند را باعث می‌شود. این تعریف دربردارنده دو نکته اساسی است:

نخست اینکه، BPM  در حالت کلی به دنبال شناسایی و بهینه‌‌سازی شیوه‌ی ارائه محصولات و خدمات توسط سازمان‌‌ها، شیوه‌ی کار کردن پرسنل و کیفیت کاری و ارتباطی با سایر پرسنل و خریداران محصولات سازمان است.

دوم اینکه، یک راهکارِ یک‌بار مصرف نیست. کارکرد BPM شامل تشخیص چگونگی عملکرد اجزا و بهینه‌سازی مداوم به منظور دستیابی به نتایج ملموس برای کسب‌وکار است.

در واقع در مدیریت فرایند کسب‌وکار هدف آن است تا فرایندها و پروسه‌های ارائه خدمات و محصولات یک سازمان مورد بازبینی قرار گرفته و در این راستا اقدامات لازم انجام شود. این اقدامات ممکن است حذف برخی از فرایندهای اضافی یا افزودن برخی موارد باشد.

هدف از BPM چیست؟

کسب‌وکارها همانند انسان یک چرخه عمر دارند که در هر مرحله از این چرخه نیازهای متفاوتی دارند. در مراحل اولیه‌ی شکل‌گیری هدف بیشتر حفظ و رشد کسب‌وکار، افزایش مشتریان، تسلط بر بازار و سایر شاخص‌های در نظر گرفته شده است. اما هنگامی که کسب‌‌وکارها این مراحل اولیه را پشت سر گذاشتند، نیازمند اتخاذ رویکردهای دیگری هستند.

بر همین مبنا است که در مراحل شکل‌گیری ابتدایی یک سازمان رویه‌ها و فرایندهای انجام کار و بهبود آن‌ها شاید چندان مورد توجه نباشد. اما تجربه اداره و مدیریت سازمان‌های مدرن به ما نشان داد که از یک مقطع به بعد توجه به تغییر و بهبود فرایندهای انجام کار نه صرفا یک اقدام اصلاحی بلکه کاملا لازم و ضروری به نظر می‌رسد.

نتایجی که بهبود فرایندهای کسب‌وکار را در پی دارد، بسته به شاخص‌ها و اهداف هر مجموعه می‌تواند متفاوت باشد. ممکن است گاهی اوقات هدف کاهش زمان از دست رفته و اتلاف وقت در خط تولید یک کارخانه باشد. این هدف ممکن است در یک کسب‌وکار خدماتی، سرعت بخشیدن به انجام کارها یا حتی کاهش نیاز به نیروی انسانی باشد.

اما برای نمونه روند ثبت‌نام دانشجویان در یک دانشگاه را در نظر بگیرید که به شکل سنتی و با مراجعه حضوری انجام می‌شود. در اینجا مدیران دانشگاه تصمیم‌ می‌گیرند با تغییر فرایندها و با پیش‌فرض کاربرد تکنولوژی؛ این روند را بهبود بخشند.

به همین منظور ممکن است با راه‌اندازی یک سامانه الکترونیکی برای ثبت‌نام و حذف برخی فرایندها، ضمن سرعت بخشیدن به انجام کار باعث رضایت هر چه بیشتر دانشجویان، کارکنان واحد آموزشی و از همه مهم‌تر کاهش هزینه‌ها می‌شوند. این شاخص‌ها می‌توانند برای یک کسب‌وکار دیگر متفاوت باشند.

به هر حال نتایج و اهداف مختلفی را می‌توان برای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار در نظر گرفت که می‌تواند منتهی به بهبود حداقل یکی از شاخص‌‌های زیر شود:

• کاهش اتلاف وقت
• افزایش درآمد
• افزایش سود
• کاهش هزینه‌های عملیاتی
• افزایش ارزش مشتری (در مقابل ارزش چرخه عمر مشتری)
• کاهش نرخ خروج مشتری
• کاهش نرخ خروج کارکنان

معمولا در یک کسب‌وکار، فرآیندهایی وجود دارند که بر این شاخص‌‌ها تأثیر می‌گذارند. همانند بهبود جریان کار در فرآیند ارتباط با تأمین‌کنندگان به منظور کاهش هزینه‌ها یا بهبود فرآیندهای فروش برای افزایش درآمد.