ایزو راهنمای تهیه مستندات سیستم مدیریت کیفیت

ایزو مستند سازی سیستم مدیریت کیفیت

استاندارد راهنمای تهیه مستندات سیستم مدیریت كیفیت یا همان ایزو  10013 برای افزایش کیفیت سیستم مدیریت حرفه ای منتشر شده است و نیاز های خاص سازمان ها را در این زمینه در نظر گرفته است. استفاده از رهنمون ها، باعث می شود یک سیستم مستند سازی فراهم شود که برای تمام سیستم های مدیریت کیفیت ضروری می باشد. این استاندارد را می توان در سیستم های مدیریتی که با ایزو 9000 کار می کنند مانند سیستم های مدیریت محیط زیست و سیستم های مدیریت امنیت به کار برد. در ادامه این مقاله می خواهیم این سند قانونی را بررسی کنیم.

تعاریف و اصطلاحات

تعاریف و اصطلاحات این ایزو تا حدودی شبیه ایزو 9000 می باشد. البته سیستم مدیریت کیفیت ممکن است از اصطلاحات دیگری هم  برای مستند سازی استفاده کند.  

دستورالعمل کار: در این بخش درباره نحوه انجام کار و گزارش وظایف توضیحات کامل و با جزئیاتی اشاره شده است.

ساختار: اسناد برای گزارش داده های ضروری توسط سیستم های مدیریت کیفیت، مورد استفاده قرار می گیرد.

مستند سازی سیستم مدیریت کیفیت

تنظیمات سیستم مستند سازی مدیریت کیفیت، معمولا یا از فرایند های سازمان، یا ساختار قابل اجرای استاندارد کیفیت و یا ترکیبی از هر دو پیروی می کند. هر تنظیمات دیگری که بتواند هم سو و مطابق با نیاز های سازمان باشد هم می تواند مورد استفاده قرار گیرد. ساختار استفاده از مستند سازی در سیسستم مدیریت کیفیت را می توان به صورت سلسله وار تعریف کرد. این ساختار توزیع، نگهداری و درک مستند سازی را برای مدیران تسهیل می کند. توسعه این ساختار سلسله مراتبی به شرایط سازمان ها بستگی دارد. محتوا و موضوع مستند سازی سیستم های مدیریت کیفیت هم به دلایل زیر میان سازمان ها متفاوت می باشد:

•  بزرگی سازمان و نوع فعالیت های آن
•  پیچیدگی فرایند و دستورالعمل های آن و 
•  صلاحیت و شایستگی کارمندان آن سازمان

مستند سازی سیستم مدیریت کیفیت می تواند در بر دارنده تعاریف خاصی هم باشد. واژگانی که در آن استفاده می شود باید مطابق با تعاریف استاندارد هایی باشد که در ایزو 9000 هم موجود می باشد. مستند سازی سیستم مدیریت کیفیت معمولا شامل:

•  سیاست ها و اهداف کیفیت
•  دستور العمل کیفیت
•  فرایند مستند سازی
•  دستورالعمل کار
• ساختار
•  برنامه های کیفیت
• ویژگی های خاص
• اسناد خارجی
• گزارشات می باشد.

مستند سازی مدیریت کیفیت ممکن است هر نوع رسانه ای را شامل شود مانند رسانه های الکترونیکی و یا سخت افزاری.

اهداف و مزایای استاندارد مستند سازی سیستم های مدیریت کیفیت

اهداف و مزایای مستند سازی سیستم های مدیریت کیفیت برای سازمان ها می تواند موارد زیر باشد، اما به خاطر داشته باشید که محدود به این موارد نمی شود: 

• توصیف سیستم مدیریت کیفیت سازمان ها
• تهیه اطلاعات برای گروه های چند عملکردی (از این طریق آن ها می توانند روابط پیچیده سازمانی را بهتر درک کنند)
• بر قراری ارتباط با مدیریت کارمندان و کیفیت کار آن ها
• کمک به کارمندان در درک نقش و وظایف سازمانی شان (از این طریق کارمندان هدفمند تر کار می کنند و به اهمیت کار خود در سازمان پی می برند)
• درک رابطه میان کارمندان و مدیریت
• معرفی انتظاراتی که از هر کارمند می رود
• ارائه نحوه چگونگی انجام کار ها و دست یابی به اهداف سازمانی
• ایجاد یک چهارچوب شفاف، موثر و اجرایی
• ارائه آموزش به کارمندان جدید و به روز رسانی دانش کارمندان فعلی و قدیمی
• ارائه اصول ایجاد توازن در سازمان
• ایجاد ثبات در عملکرد های سازمانی و فرایند مستند سازی
• فراهم کردن محیطی برای پیشرفت مداوم
• ایجاد حس اعتماد در مشتری
• ارائه اصول نظارت و بازرسی بر کیفیت سازمان
• فرایند انجام استاندارد مستند سازی سیستم های مدیریت کیفیت

اقدامات زیر باید بر اساس شرایط در سازمان ها انجام شود ، تا به یک سیستم مدیریت کیفیت مطلوب دست پیدا کنند:

• تعیین و تصمیم گیری در مورد اینکه کدام یک از مستندسازي های سيستم مديريت كيفيت مطابق مقیاسهای تعیین شده برای سازمان کاربرد دارد.
• جمع آوری داده ها و اطلاعات از طریق پرسشنامه و مصاحبه در رابطه با سيستم مديريت كيفيت.
• مشخص کردن و فهرست بندی مدارک مورد نیاز برای سیستم مدیریت کیفیت و تجزیه و تحلیل ان مدارک به منظور موثر و مقید بودن آن.
•  آموزش دادن به افراد تاثیر گزار در ارائه مستند سازی و ایجاد الزاماتی استاندارد برای سیستم مدیریت کیفیت مورد نظر با توجه با مقیاسهای تعیین شده.
• درخواست و دسترسی به منابع کامل برای مدارک و مستندات از بخش های عملیاتی
• فرمت بندی و مشخص کردن ساختار برای مدارک مورد نیاز.
• تدوین نمودارهای گردش کار بر اساس رویه های مریوط به گستره کارکردهای سیستم کیفیت سازمان.
• تجزیه و تحلیل نمودارهای گردش کار به منظور شناخت توسعه امکان پذیر و عملی کردن آن
• تایید مدارک و مستندات بوسیله انجام آزمایشی آنها.
• به کارگیری شیوه های صحیح در سازمان به منظور کامل کردن مدارک و مستندات سيستم مديريت كيفيت.
• بررسی ، بازبینی و تصویب مدارک و مستندات قبل از صدور .

قوانین کیفیت و اهداف آن ها

زمانی که سازمان ها قوانین کیفیتی خود را انتخاب می کنند، این قوانین ممکن است در بر دارنده اهداف کیفیتی هم باشد. اهداف کیفیتی خود می توانند بخشی از مستند سازی سیستم های مدیریت کیفیت سازمان باشند. در هر حال این قوانین باید در بر دارنده شرایط و الزاماتی باشند که منجر به رشد و ارتقای مداوم و کاربردی سیستم مدیریت کیفیت سازمان، شوند. علاوه براین نحوه به کار گیری این قوانین هم باید در آن مشخص باشد. پس سازمان ها باید سیستم مدیریت کیفیت خود را بر اساس آن ها مستند سازی کنند و باید مطابق با استاندارد انتخابی سازمان باشد و منعکس کننده روش های مورد استفاده آن برای دست یابی به اهداف مورد نظر باشد.

ساختار و غالب فرایند مستند سازی (که یا به صورت سخت افزاری است و یا رسانه های الکترونیکی) باید توسط سازمان به روش هایی مانند متن، چارت، جدول و یا ترکیبی از آن ها، تعریف شود. فرایند مستند سازی در بر دارنده اطلاعات ضروری است و باید مشخصات منحصر به فرد خود را داشته باشد. یکی از بخش های آن دستورالعمل کار است. دستور العمل های کار بیانگر هدف و حوزه کاری سازمان می باشند. هر غالب و ساختاری که برای آن انتخاب شود، فرقی نمی کند، تنها باید طبق سلسله مراتب خاص خود و شرایط لازم پیش برود. برای کاهش خطا در این دستورالعمل باید از یک غالب و ساختار با ثباتی استفاده کرد. سازمان به طور مرتب باید از روند کار خود گزارش تهیه کند و بر تمام مراحل نظارت ویژه داشته باشد و هر زمان که لازم می باشد، در روند کار و برای بهبود نتایج، تغییراتی به وجود آورد.

موسسه کاوش و دریافت ایزو مستند سازی سیستم مدیریت کیفیت

موسسه کاوش یک کنسرسیوم جهت ارزیابی و اعتبار سنجی شرکت ها می باشد و وظیفه بررسی و طبقه بندی بنگاه های اقتصادی و کسب و کارهای مختلف را دارد که هدف آن استاندارد سازی سازمانی این بنگاه ها می باشد. موسسه کاوش زیر نظر سازمان استاندارد کار می کند و می تواند بهترین گزینه برای اخذ استاندارد مستند سازی سیستم های مدیریت کیفیت باشد. البته سازمان ملی استاندارد هیچ ایزو ای صادر نمی کند بلکه فقط به شرکتها مجوز اعطای ایزو می دهد، مانند وزارت علوم که مستقیم مدرک دانشگاهی نمی دهد. در کنار این ها تیم مشاوران کاوش، با صبر و حوصله آماده ارائه خدمات مشاوره ای رایگان به مراجعین خود می باشد. کاوش برای شما بسته های خودآموز مربوط به استاندارد مورد نظر شما را با قیمت های بسیار مناسب نیز فراهم کرده است که می توانید با تهیه آن ها، از مزایای آن ها بهره مند شوید. همچنین کاوش مجوز فعالیت از سازمان صنعت، معدن و تجارت و سازمان ملی استاندارد با هم دارد و در نتیجه با یک واسطه زیر مجموعه IAF می باشند.