ایزو اسناد و اطلاعات مدیریت

استاندارد اسناد و اطلاعات مدیریت ISO 15489-1  چیست؟

اولین استاندارد جهانی برای مدیریت اسناد در سال 2001 منتشر شد و در بیش از 50 کشور پذیرفته شد و بیش از 15 زبان ترجمه شده است. پس از سه سال مرور و مشورت، یک نسخه تجدید نظر شده از استاندارد ISO 15489 قسمت 1 در سال 2016 صادر شد. ISO 15489 مدیریت اسناد – اصول و مفاهیم، در کل مفاهیم و اصول اصلی ایجاد، ضبط و مدیریت سوابق را ایجاد می کند. این استاندارد در مورد سوابق صرف نظر از ساختار یا فرم، در تمام انواع محیط های تجاری و تکنولوژیکی، و در طول زمان، اعمال می شود. ISO 154898مدیریت اسناد را به عنوان “حوزه مدیریت مسئولیت کنترل کارآمد و سیستمیک ایجاد، دریافت، نگهداری و استفاده از پرونده ها، شامل فرایندهای ضبط و نگهداری مدارک و اطلاعات مربوط به فعالیت های تجاری و معاملات، تعریف می کند که در قالب سوابق است.” مدیریت سند و ضبط بخش بزرگی از هر استاندارد ISO است.الزامات ایزو ISO 15489، برای استاندارد سازی رویه ها و روش های مدیریت اطلاعات / رکورد ایجاد شده است. تمرکز اصلی استانداردها این است که تمام پرونده ها و اطلاعات محافظت شوند و اطلاعات موجود در آنها می تواند کارآمدتر و موثر تر بازیابی شود.

این استاندارد شامل مفاهیم و اصول اصلی استاندارد اسناد و اطلاعات مدیریت  ISO 15489-1 زیر می باشد:

 الف) سوابق، پرونده ها و ابرداده ها برای سوابق؛
ب) سیاست ها، مسئولیت های تعیین شده، نظارت و آموزش حمایت از مدیریت موثر سوابق؛
ج) تجزیه و تحلیل مجدد زمینه کسب و کار و شناسایی سوابق مورد نیاز؛
د) کنترل های سوابق؛
ذ) فرآیندهای ایجاد، ضبط و مدیریت سوابق
این بخش اول ISO 15489 در قالب تعدادی از استانداردهای بین المللی و گزارش های فنی قرار دارد که راهنمایی و آموزش بیشتری در مورد مفاهیم، تکنیک ها و شیوه های ایجاد، ضبط و مدیریت سوابق ارائه می دهد.
.
مزایای سازگاری با استاندارد ISO 15489 شامل موارد زیر می باشد:
1.    سوابق مرتبط و متصل
2.    کنوانسیون نامگذاری کنونی
3.    بازیابی و شناسایی اسناد مشابه
4.    امنیت و دسترسی به گروهها اعمال می شود
5.    مجوزهای کاربر
6.    مسئولیت توزیع مدیریت
7.    توزیع رکوردها برای عمل
8.    برنامه ریزی نگهداری 

محدوده استاندارد ISO 15489:
این قسمت از استاندارد ISO 15489 راهنمایی در مورد مدیریت سازمان های اصلی، عمومی یا خصوصی برای مشتریان داخلی و خارجی ارائه می دهد. تمام عناصر مشخص شده در این بخش از ISO 15489 به منظوره اطمینان از سوابق کافی ایجاد، ضبط و مدیریت می شود. روش هایی که برای اطمینان از مدیریت سوابق مطابق با اصول وعناصر مشخص شده در این بخش از   ISO 15489 در ISO / TR 15489-2 ارائه شده است.

این قسمت از استاندارد ISO 15489 :
-برای مدیریت سوابق، در تمام فرمت ها یا رسانه ها، که توسط هر دولتی یا خصوصی ایجاد و یا دریافت می شود، اعمال می شود،سازمان در انجام فعالیت های خود، و یا هر فردی با وظیفه ایجاد و نگهداری سوابق.
– راهنمایی در مورد تعیین مسئولیت های سازمان برای پرونده ها و رویه ها، سیستم ها و فرآیندها را فراهم می کند.
– راهنمایی در مورد مدیریت سوابق در حمایت از چارچوب فرآیند کیفیت را مطابق با ایزو 9001 و ایزو 14001،
– راهنمایی در مورد طراحی و پیاده سازی یک سیستم برای ضبط اسناد پرونده ارائه می دهد
– مدیریت اسناد بایگانی در موسسات بایگانی را شامل نمی شود.

این قسمت از استاندارد ISO 15489 برای استفاده این موارد در نظر گرفته شده است:

– مدیران سازمان ها
– مدیران متخصص سوابق،اطلاعات و فن آوری،
– همه پرسنل دیگر در سازمان ها 
– افراد دیگر با وظیفه ایجاد و نگهداری سوابق.